Lors d'un événement multilingue, si aucune partie ne maîtrise l'ensemble de la chaîne logistique, l'interprétation échoue. Non pas parce qu'un interprète commet une erreur, mais parce que la plateforme, l’installation audiovisuelle (AV) et l'équipe d'interprètes sont gérées par des fournisseurs distincts, qui ne partagent aucune responsabilité commune.
L'interprétation lors d’événements inclut les services d’interprétation simultanée, hybride et sur place, pour les conférences, les sommets et les événements d'entreprise. Dans cet article, découvrez quelles sont les causes à l’origine des échecs de prestation, et comment les éviter.
Pourquoi l’interprétation lors d’événements présente-t-elle des ratées en conditions réelles
Lors d’un événement multilingue en direct, plusieurs éléments interdépendants entrent en jeu : la plateforme d’interprétation simultanée à distance (RSI), l'équipe d'interprètes, l'infrastructure audiovisuelle, le technicien sur place et la présence d’un plan d'urgence en cas de défaillance de l'un ou l’autre de ces facteurs. Dans la plupart des cas, ces facteurs sont gérés par des fournisseurs distincts.
Si un problème survient pendant une séance en direct, la question qui se pose immédiatement est : qui est responsable de la résolution? Si la réponse n’est pas définie avant le début de l’événement, personne n’en assumera la responsabilité sur le moment.
Un canal linguistique qui ne s'active pas pour une séance plénière. Une plateforme d’interprétation simultanée à distance qui n’est pas compatible avec le système audiovisuel sur le site. Un interprète qui ne parvient pas à se connecter avant le début de la séance. Chacune de ces situations représente un échec visible, en temps réel, devant un public international, qui rejaillit directement sur l’organisateur. Il n’y a pas de marge de manœuvre pour y remédier une fois que cela s’est produit.
Lors d'un événement multilingue, le risque va au-delà de la simple défaillance technique : il peut nuire à votre réputation.
Ce que change réellement le fait de travailler avec un seul fournisseur
Lorsque vous faites appel à un fournisseur unique pour un événement multilingue, vous interagissez avec un seul interlocuteur pour chaque élément de la prestation : l'équipe d'interprètes, la plateforme et l'installation audiovisuelle sur place. Si un problème se présente au cours d'une séance, vous ne perdez pas de temps à déterminer quel fournisseur est responsable. Vous appelez un seul numéro, et la résolution du problème est prise en charge par ce fournisseur.
Cela signifie également un seul contrat, une seule entente de niveau de service et une seule vue d’ensemble des rapports après la tenue de l’événement. Vous n’avez pas à gérer trois relations distinctes avec des fournisseurs, chacune couvrant son propre domaine et s'arrêtant là.
Pour les événements de grande envergure, cela a un impact concret. Lors de la COP30, Acolad a assuré 885 séances d'interprétation en 11 jours, dans de multiples combinaisons linguistiques et divers formats de séances. Lors des événements d’une telle ampleur, il n’y a aucune place pour les erreurs de coordination entre les divers fournisseurs.
Interprétation sur place, simultanée à distance et hybride : adapter le format au profil de risque
Le format de la prestation est déterminé en fonction du type d'événement et de son profil de risque.
L'interprétation sur place avec des interprètes en cabine est nécessaire lorsque la présence physique fait partie du protocole, lorsque l'événement comporte des enjeux diplomatiques importants, ou lorsque l'environnement audiovisuel ne garantit pas une connexion à distance fiable. Elle reste la norme dans le cas des événements internationaux à enjeux élevés, où toute dépendance à la technologie représente un risque inacceptable.
L’interprétation simultanée à distance convient aux sommets d'entreprises, aux réunions internationales de conseils d'administration et aux événements décentralisés dans lesquels les participants se trouvent à divers endroits. Dans ce format, les interprètes travaillent depuis un centre ou à distance. L’audio est transmis aux participants par l’entremise d’une application ou d’une plateforme. L’interprétation simultanée à distance a élargi le champ de ce qu’il est possible de réaliser sans l’infrastructure complète des cabines, y compris le recours à des formats hybrides où certains participants sont sur place et d'autres à distance.
La prestation hybride combine les deux formats précédents. Des interprètes sur place couvrent les principales séances plénières. L’interprétation simultanée à distance prend en charge les séances en petits groupes ou les combinaisons linguistiques supplémentaires, lorsque la couverture en cabine de toutes les langues n'est pas justifiée par le nombre de participants. C'est de plus en plus la norme lors des grands événements, où plusieurs langues doivent être gérées dans plusieurs salles.
Trois questions à poser avant de décider quelle sera votre approche à l’égard de l’interprétation pour votre événement
Avant de déterminer votre approche à l’égard de l'interprétation, il est utile de poser trois questions. Les réponses vous permettront d’évaluer si un fournisseur est réellement en mesure de prendre en charge la prestation, ou s'il vous renverra le problème à la moindre difficulté.
Premièrement : qui est responsable du plan d'urgence? Si un prestataire fournit des interprètes, mais qu’il ne contrôle pas la plateforme ou l'installation audiovisuelle, il ne peut pas être responsable de la solution en cas de problème technique de l'une ou l’autre. Demandez explicitement quelle est la procédure d’escalade si le signal audio d’une cabine est coupé, ou si un interprète n’arrive pas à se connecter. Si la réponse implique de faire appel à un autre fournisseur, il y a une lacune en matière de responsabilité.
Deuxièmement : comment les interprètes sont-ils affectés aux contenus spécialisés? Un sommet traitant de sujets techniques ou réglementaires particuliers nécessite des interprètes possédant une expertise dans le domaine; la maîtrise linguistique ne suffit pas. Le processus de sélection et d'affectation est un indicateur direct de la qualité.
Troisièmement : à quoi ressemblent les rapports de mission? Pour les organisations qui coordonnent des événements récurrents, les rapports par séance, par combinaison linguistique et par indicateur de qualité permettent d’améliorer le service au fil du temps. Si un fournisseur n’est pas en mesure de générer ces données, il ne gère pas un service : il offre une prestation ponctuelle.
Principaux enseignements
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La plupart des problèmes en matière d’interprétation événementielle sont dus à un manque de coordination, et non à des erreurs des interprètes. Lorsque divers fournisseurs se partagent la prestation sans qu’un d’entre eux ne soit responsable, personne n’assumera la responsabilité des problèmes qui pourraient survenir en direct.
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Travailler avec un seul fournisseur signifie un seul contrat, une seule entente de niveau de service et un seul interlocuteur pour les interprètes, la plateforme et l'équipement audiovisuel. Ce n’est pas vous qui gérez la coordination : c’est votre fournisseur qui s’en charge.
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L'interprétation sur place reste la norme pour les événements internationaux à enjeux élevés soumis à des contraintes diplomatiques ou réglementaires, ou à des contraintes liées à l’audiovisuel. L’interprétation simultanée à distance convient aux formats décentralisés et hybrides. La prestation hybride combine les deux, en fonction du profil de risque de la séance.
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Avant de signer un contrat, vérifiez qui est responsable du plan d’urgence, comment les interprètes sont affectés au contenu spécialisé et ce que couvre le rapport de mission.
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Le véritable risque lors d'un événement multilingue n'est pas une défaillance technique. C’est une atteinte à la réputation devant un public international, sans possibilité de rattrapage.
