COP30: Conferentietolken voor wereldwijde klimaatbesprekingen

Ervoor zorgen dat duizenden deelnemers met elkaar verbonden zijn zodat ze effectief kunnen spreken, luisteren en communiceren in verschillende talen, zodat ze samen kunnen strijden voor een leefbare planeet.

Over COP30
Elk jaar brengt de VN-klimaattop (COP) duizenden afgevaardigden, instellingen en internationale organisaties samen voor dagenlange vergaderingen, onderhandelingen en openbaar toegankelijke bijeenkomsten. Bij de COP30 in Belém, Brazilië, stond er ongekend veel op het spel: een grootschalig evenement met een enorm hoog tempo, verspreid over tientallen locaties, waarbij getracht werd tot een gezamenlijke aanpak te komen. Achter de schermen werkten Acolad en Interactio samen om de essentiële infrastructuur voor tolken te leveren, zodat deelnemers uit de hele wereld, ongeacht hun taal, alles konden volgen.

11 vergaderdagen

150+ deskundige tolken

20+ technici

885 tolksessies

De uitdaging

Tolken in onvoorspelbare omstandigheden

De COP30 vond plaats in een provisorische stad met een oppervlakte van 200.000 vierkante meter werd; en even zo groot als het oppervlak was door de onvoorspelbaarheid van de top.

Het tolken moest plaatsvinden in een steeds veranderende omgeving, met heel veel last-minute wijzigingen, overlappende sessies en infrastructurele beperkingen. Het kwam geregeld voor dat er snelle aanpassingen nodig waren qua ruimte, apparatuur en bemensing.

Iedere verstoring van het tolkenproces kon leiden tot vergaderingen die te laat begonnen, minder deelnemers en aantasting van het vertrouwen onder afgevaardigden en organisatoren. De uitdaging was niet alleen de omvang van de top, maar ook de constante operationele druk dat de dialoog gaande moest worden gehouden.

Om deze complexiteit aan te kunnen, fungeerden Acolad en Interactio – Interactio (aanbieder van een platform voor simultaantolken op afstand) – als centraal punt voor alle interacties.

"Voor een top van deze omvang zijn samenwerking met alle relevante stakeholders en een integrale aanpak essentieel. Ons ervaren team manoeuvreerde behendig door allerlei problemen en uitdagingen, anticipeerde erop en vond snel oplossingen om ervoor te zorgen dat de tolkendienst altijd geleverd kon worden."

Giulia Silvestrini, Head of Global Interpreting, Acolad

De oplossing

Een flexibele tolkenomgeving voor een complex internationaal evenement

Terwijl men nog bezig was om de laatste hand te leggen aan de locaties, coördineerde Acolad de uitvoering van de tolkenwerkzaamheden via technologiepartner Interactio. Het team speelde niet alleen in op veranderingen. Er werd ook voor hen gepland.

Er werd een mix van tolken op afstand en op locatie ingezet, zodat de sessies konden doorgaan als de ruimtes, toegang en vergaderschema's veranderden – of bijeenkomsten volledig virtueel plaatsvonden. Tolken met ervaring in een diplomatieke en/of institutionele omgeving werden ingezet op basis van de taalcombinatie, het onderwerp en soort sessie. Er werd getolkt in de zes officiële talen van de VN, plus Braziliaans Portugees en Italiaans.

Een centraal team coördineerde de tolken, technische teams en het tolken van live sessies. Daarbij werd actief ingespeeld op last-minute wijzigingen om de impact voor organisatoren en deelnemers te minimaliseren.

Continuïteit van de sessies door simultaantolken op afstand

Het tolken op afstand speelde een cruciale rol bij het waarborgen van de continuïteit in een steeds veranderende omgeving.

Deze hybride aanpak werd gekozen om te zorgen voor stabiliteit in weerwil van alle complexe infrastructuur, de veranderende agenda’s en de beperkingen van de omgeving, zodat overal en altijd getolkt werd als dit nodig was.

“Tolken was de onzichtbare ruggengraat van deze top. Interactio en Acolad zorgden er samen voor dat de collectieve dialoog tijdens dit complexe evenement doorgang vond; onze teams werkten zij aan zij, pasten zich aan elke verandering en uitdaging aan en waren flexibel genoeg om elke keer in te spelen op de steeds veranderende vraag."

Alexsejus Zubcovas, COP30 Commercial Lead, Interactio

De resultaten

Continue dialoog tijdens een internationale top

Tijdens de hele top werd een constante tolkendienst geleverd, ondanks alle veranderingen die steeds plaatsvonden. Deelnemers konden zich blijven concentreren op het gesprek in plaats van op de taallogistiek. In Belém, waar duidelijke communicatie essentieel was voor het bevorderen van internationale samenwerking, hielp Acolad om ervoor te zorgen dat deelnemers de gehele top konden volgen, eraan konden bijdragen en zelf ook begrepen werden.

Continue doorgang: Tijdens de hele top waren er tolken beschikbaar, zodat de gesprekken zonder taalbarrières konden worden voortgezet.
Verbonden dienstverlening: Sessies in 44 conferentiezalen en 15 paviljoens werden ondersteund door één gecoördineerd tolkensysteem.
Hybride flexibiliteit: Er was sprake van een combinatie van tolken op locatie en op afstand zodat alle sessies getolkt werden.
Operationele veerkracht: Het tolken ging zonder onderbrekingen door, zelfs toen de plannen onder uitdagende omstandigheden werden verschoven.