Kun monikielisessä tapahtumassa yksikään osapuoli ei omista toimitusketjua kokonaisuudessaan, tulkkaus epäonnistuu. Tämä ei johdu siitä, että tulkki tekee virheen. Ongelma on vastuunjaon puute, kun alustaa, audiovisuaalista järjestelmää ja tulkkiryhmää hallinnoivat eri toimittajat.
Tapahtumatulkkaus kattaa simultaani-, hybridi- ja lähitulkkauksen konferensseissa, huippukokouksissa ja yritystapahtumissa. Tässä artikkelissa kerrotaan, mistä tulkkauksen ongelmat johtuvat ja miten ne voidaan estää.
Miksi tapahtumatulkkaus epäonnistuu live-olosuhteissa
Monikielisen tapahtuman järjestämisessä tarvitaan useita toisistaan riippuvia osasia: etäsimultaanitulkkausalusta, tulkkiryhmä, AV-infrastruktuuri, paikan päällä oleva teknikko ja varasuunnitelma, jos jokin menee pieleen. Useimmissa kokoonpanoissa eri osasia hallinnoivat eri toimittajat.
Kun jokin menee pieleen, tärkein kysymys on, kenen vastuulla on ratkaista ongelma. Jos vastaus ei ole selvä ennen tapahtuman alkua, kukaan ei välttämättä kanna vastuuta tapahtuman aikana.
Kielikanava ei aktivoidu täysistunnossa. Etäsimultaanitulkkauksen alusta ei ole yhteensopiva paikan päällä olevien AV-laitteiden kanssa. Tulkki ei pysty muodostamaan yhteyttä ennen avauspuheenvuoroa. Jokainen näistä on näkyvä, reaaliaikainen ongelma kansainvälisen yleisön edessä. Ne vaikuttavat suoraan järjestäjään, eikä korjausliikkeille ole aikaa.
Monikielisessä tapahtumassa riski ei ole vain tekninen epäonnistuminen – vaan se voi myös vahingoittaa mainettasi.
Mitä yhden palveluntarjoajan kanssa työskentely muuttaa
Kun työskentelet vain yhden palveluntarjoajan kanssa monikielisessä tapahtumassa, sinulla on yksi yhteyshenkilö, joka vastaa kaikista tapahtuman osatekijöistä: tulkkiryhmästä, alustasta ja AV-laitteista paikan päällä. Jos jokin menee pieleen tapahtuman aikana, et joudu käyttämään aikaa sen selvittämiseen, kuka toimittajista on vastuussa. Soitat vain yhteen numeroon, ja korjauksen toteuttaminen on palveluntarjoajan vastuulla.
Tämä tarkoittaa myös yhtä sopimusta, yksiä SLA-mittareita ja yhtä raportointinäkymää tapahtuman jälkeen. Ei kolmea erillistä toimittajasuhdetta, joista kukin kattaa oman alueensa eikä enempää.
Suuren mittakaavan tapahtumissa tällä on konkreettinen merkitys. COP30-tapahtumassa Acolad toimitti tulkit 885 tilaisuuteen 11 päivän aikana useille eri kielipareille – tämä on sellainen toiminnallinen mittakaava, jossa ei jää sijaa toimittajien välisille koordinointikatkoksille.
Lähi-, etä- ja hybriditulkkaus: muodon valinta riskin mukaan
Toimitusmuoto riippuu tapahtumatyypistä ja riskiprofiilista.
Lähitulkkausta jossa tulkit ovat paikan päällä kopeissa, tarvitaan silloin, kun fyysinen läsnäolo on osa protokollaa, kun kyseessä on tärkeä diplomaattinen tilaisuus tai kun AV-laitteisto ei mahdollista luotettavaa etäyhteyttä. Se on edelleen standardi korkeiden panosten kansainvälisissä tapahtumissa, joissa tekninen riippuvuus on liian suuri riski.
Etäsimultaanitulkkaus sopii yritysten sisäisiin kokouksiin, kansainvälisiin johtoryhmien kokouksiin ja hajautettuihin tapahtumiin, joihin osallistuu ihmisiä useista eri sijainneista. Tulkit työskentelevät keskuksessa tai etäyhteyden kautta. Osallistujat vastaanottavat äänen sovelluksen tai alustan kautta. Etäsimultaanitulkkaus on avannut uusia mahdollisuuksia sen osalta, mitä on mahdollista saavuttaa ilman täyttä koppi-infrastruktuuria. Se kattaa myös hybriditilaisuudet, joissa osa osallistujista on paikalla ja osa etänä.
Hybriditoimitus yhdistää molemmat tavat. Paikan päällä olevat tulkit kattavat tärkeimmät istunnot. Etäsimultaanitulkkauksella katetaan pienryhmätyöskentely tai lisäkieliparit sellaisissa tilanteissa, joissa tulkin tuominen paikan päälle ei ole osallistujamäärän vuoksi perusteltua. Tämä on yhä useammin oletusratkaisu suurissa tapahtumissa, joissa tulkataan useita kieliä useissa tiloissa.
Kolme kysymystä, jotka kannattaa esittää ennen tapahtuman tulkkaustavan valintaa
Ennen kuin päätät tulkkaustavan, sinun kannattaa pohtia kolmea kysymystä. Vastaukset kertovat, voiko palveluntarjoaja todella ottaa vastuun toimituksesta vai jättääkö se ongelman asiakkaan ratkaistavaksi, jos jokin menee pieleen.
Ensiksikin, kuka on vastuussa varasuunnitelmasta? Palveluntarjoaja, joka toimittaa tulkit mutta ei hallinnoi alustaa tai AV-laitteita, ei voi vastata niiden ongelmista. Kysy selkeästi, mikä on eskalointikäytäntö, jos kopin äänisyöte katkeaa tai tulkki ei saa yhteyttä. Jos vastaus edellyttää soittamista toiselle toimittajalle, seurauksena voi olla vastuupuute.
Toiseksi, miten tulkit valitaan tapahtumiin erikoisosaamisen mukaan? Huippukokouksessa, jonka sisältö on teknistä tai poliittista, tarvitaan tulkkeja, joilla on kielitaidon lisäksi alan asiantuntemusta. Tulkkien arviointi- ja valintaprosessi on suora laatuindikaattori.
Kolmanneksi, miten tapahtumasta raportoidaan jälkikäteen? Jos organisaatio järjestää toistuvasti tapahtumia, palvelua voidaan parantaa ajan mittaan hyödyntämällä istunnoista, kielipareista ja laatuindikaattoreista kerättyä dataa. Palveluntarjoaja, joka ei pysty tuottamaan tällaista dataa, ei hallinnoi palvelua vaan toteuttaa kertaluonteisen toimeksiannon.
Yhteenveto
-
Useimmat tapahtumatulkkauksen ongelmat ovat seurausta koordinointivirheistä, eivät tulkkausvirheistä. Kun useat toimittajat jakavat toimituksen ilman yhtä vastuullista osapuolta, kukaan ei kanna vastuuta ongelmasta, kun sellainen ilmenee tositilanteessa.
-
Työskentely yhden palveluntarjoajan kanssa tarkoittaa yhtä sopimusta, yksiä SLA-mittareita ja yhtä yhteyspistettä tulkkien, alustan ja AV-laitteiden osalta. Koordinoinnista vastaa palveluntarjoaja, et sinä.
-
Paikalla tapahtuva tulkkaus on edelleen vakiokäytäntö korkean tason kansainvälisissä tapahtumissa, joihin liittyy diplomaattisia, lainsäädännöllisiä tai AV-laitteisiin liittyviä rajoituksia. Etäsimultaanitulkkaus sopii hajautettuihin tilaisuuksiin ja hybriditulkkaukseen. Hybriditoimituksessa käytetään molempia muotoja tilaisuuksien riskiprofiilin mukaan.
-
Ennen sopimuksen tekemistä varmista, kenen vastuulla on varasuunnitelma, miten tulkit valitaan erikoisalojen mukaan ja mitä tapahtuman jälkeinen raportointi kattaa.
-
Monikielisessä tapahtumassa riski ei ole tekninen vika. Kyse on maineeseen vaikuttavasta epäonnistumisesta kansainvälisen yleisön edessä, eikä korjausliikkeille ole aikaa.
