Dicas para um RFP de tradução bem sucedido

Comecemos pelo princípio e pela questão mais importante de todas: 

Em que consiste um RFP de tradução?

Um RFP é um anúncio de projeto público ou apenas por convite, com o qual se descreve um projeto, procurando obter propostas de fornecedores para responder a necessidades específicas. Permite-lhe comparar as ofertas de fornecedores pré-selecionados, pedindo-lhes que demonstrem que soluções proporiam, com as USP relacionadas (propostas de venda únicas), idealmente distinguindo o melhor candidato para a função.

Se for bem feito e bem organizado, o procedimento de um RFP é crucial para qualquer despesa ou compromisso maior da sua organização. É não só um passo crítico para melhorar o resultado e maximizar o seu ROI, mas também o ajuda a evitar potenciais perdas!

Mas para que o tempo e recursos valham a pena, é importante:

• identificar adequadamente as situações que exigem este investimento
• Saber como executar o RFP da forma mais eficiente e benéfica.

Precisa realmente de um RFP de tradução?

Um RFP de tradução será provavelmente a abordagem correta:

• Se ainda não estabeleceu um processo de tradução centralizado (embora já possa estar a lidar com traduções há anos) para otimizar a qualidade, eficiência, entrega e monitorização dos fornecedores de tradução.
• Se tiver um projeto em grande escala que exija experiência e conhecimentos específicos.
• Se estiver insatisfeito com a sua atual configuração de tradução, geralmente por pelo menos uma das seguintes razões:
  
  • Qualidade de tradução inadequada
  • Pouca qualidade de serviço (comunicação, prazos de entrega, etc.)
  • Processos de tradução e tecnologia insuficientes
  • Falta de uma oferta de serviços completa
  • Custos de tradução muito altos
  • Volumes crescentes/línguas adicionais.

Antes de irmos diretos ao assunto: Pode ser necessário um RFI (Request for Information – Pedido de Informação) primeiro?

O quê? - mais um passo?! Há quem pense que um RFI é algo que pode ser facilmente ignorado. Embora isto possa ser viável para alguns projetos mais pequenos, os RFP de tradução tendem a ser mais complexos! Juntar todas as questões no RFP acabaria num volume bastante incontrolável, não lhe prestando um bom serviço a si nem aos fornecedores a quem se dirige.

Estas são as principais vantagens de implementar primeiro um RFI:

• Os seus RFP serão muito mais objetivos, focados e concisos.
• Não tem de processar respostas irrelevantes ao seu RFP.
• As respostas ao seu RFP serão muito mais informativas e comparáveis.
• Facilita respostas relevantes de fornecedores relevantes.
• Os fornecedores desejados são muito mais propensos a responder.
• Se desejar, o RFI permite-lhe criar primeiro uma lista restrita de fornecedores de tradução.

Pense no RFI como uma pesquisa geral, para ajudá-lo a descobrir todas as opções. Assim, deve incluir algumas perguntas genéricas e abertas - mas não exagere.

O objetivo é recolher informações e pré-qualificar potenciais fornecedores para a próxima ronda! O RFI certo fornece uma visão geral dos perfis dos fornecedores, ajudando-o a familiarizar-se com o mercado e a selecionar os fornecedores certos a visar com o próximo RFP.

O que procurar no seu futuro parceiro de tradução e localização

Após a avaliação das respostas ao RFI, deve poder definir com bastante exatidão o tipo de parceiro que pretende.

Questões essenciais às quais já deve estar preparado para responder:

• A localização física do fornecedor é do seu interesse?
• Quais são os seus requisitos mínimos em termos de registos de sucesso e experiência comprovada?
• Os seus projetos de tradução podem ser tratados por freelancers?
• Beneficiaria de fornecedores de serviços linguísticos únicos, especializados numa única língua? Podem ter experiência num determinado estilo linguístico, terminologia e utilização.
• Será que o volume ou a extensão previsível exige fornecedores de serviços linguísticos múltiplos, gerindo várias línguas ao mesmo tempo? Normalmente, estes fornecedores fornecem especialistas numa vasta variedade de línguas, tratando de traduções que podem variar em tamanho, finalidade e foco.
• Ou precisa de um parceiro de conteúdo global, para ir além das suas necessidades de tradução?

Este é o caso sempre que precisar de mais do que apenas traduções, necessitanto também da criação de conteúdos, fluxos de trabalho automatizados com as mais recentes tecnologias de tradução e conteúdos digitais otimizados para fins de SEO, aconselhamento e consultoria.

Para mais algumas dicas sobre como escolher o parceiro de tradução certo, consulte o nosso blogue para obter um resumo das cinco considerações fundamentais a não esquecer.

Em suma: quanto maior for o volume, complexidade, número de línguas dos seus projetos, maior será a probabilidade de precisar de um parceiro de conteúdo global com uma abordagem end-to-end.

O seu RFP torna-se real

Primeiro as coisas mais importantes: É crucial decidir antecipadamente se o seu RFP será apenas por convite ou se prefere abri-lo a qualquer fornecedor qualificado. Se assim for, faz ainda mais sentido confirmar um prazo para todas as respostas.

E tal como em qualquer projeto importante, é melhor designar a equipa do RFP muito antes de iniciar o processo. As suas principais responsabilidades padrão são:

• Avaliar as propostas
• Lidar com negociações contratuais
• Ser o ponto de contacto entre intervenientes internos secundários e potenciais parceiros.

Isto leva-nos à próxima grande questão:

Que intervenientes devem estar a bordo?

Algumas partes interessadas são mais óbvias do que outras. Certifique-se de que não deixa escapar nenhuma peça importante do puzzle:

• As aquisições são uma aposta óbvia, mas não podem fazê-lo sozinhos, uma vez que normalmente não interagem diretamente com os fornecedores. 
• Por conseguinte, também é necessário incluir as equipas operacionais afetadas; os gestores responsáveis pelo planeamento estratégico das respetivas unidades de negócio devem definir os fluxos de trabalho desejados, os níveis de integração necessários, os KPI em termos de qualidade e quantidade, etc.
• As equipas de TI e de tecnologia também desempenham um papel fundamental no que diz respeito à prestação de serviços linguísticos modernos, por exemplo, para as opções de integração de sistemas necessárias. O papel das equipas de TI será crucial na automatização dos processos de tradução/localização e de todos os requisitos de sistema relacionados. Também precisam de avaliar e evitar riscos.
• A equipa de marketing, desde o marketing de conteúdos à comunicações empresarial, da publicidade digital às campanhas multicanal: é crucial que a equipa de marketing participe, por muitas razões. As suas necessidades de localização também incluem conteúdos de redes sociais, sejam esporádicos ou com campanhas completas? Isto exige não só Marketing em geral, mas também a equipa designada em particular.
• Os gestores de produto também são partes interessadas na localização! Os conhecimentos e necessidades de comunicação destes devem complementar a especialização do marketing no planeamento do RFP.
• Outros proprietários de conteúdos podem ser mais difíceis de não esquecer. Por exemplo: existe conteúdo dentro da responsabilidade dos RH que deva ser traduzido e localizado? Devem também ser incluídos na equipa do RFP para garantir que as suas necessidades serão satisfeitas em termos de redação, estilo, calendário, prazos e confidencialidade.
• As necessidades da equipa de planeamento de eventos são muito específicas, em termos de redação e estilo, mas também no que diz respeito à localização de imagens e a prazos/tempos curtos, etc. Se as reuniões e eventos forem multilingues, podem também ter requisitos avançados para serviços de interpretação (presencialmente ou à distância).
• Os especialistas técnicos são indispensáveis se o projeto a localizar incluir conteúdos técnicos, comunicações como documentação de produtos, conteúdos estruturados (XML/DITA) ou outros documentos típicos de sectores como a indústria transformadora. Nestes casos, não se esqueça de envolver os fabricantes, os programadores e/ou os gestores de documentos técnicos. A linguagem deles tem as suas próprias necessidades em termos de glossários e memória de tradução e requer um conhecimento muito específico da matéria.
• Outras partes interessadas podem ser qualquer pessoa contribua na língua de partida - para garantir que todas as necessidades e possíveis restrições são satisfeitas.

Certifique-se de que tem as pessoas certas envolvidas, para avaliar se o seu futuro parceiro é capaz de satisfazer todos os requisitos específicos e possíveis restrições!

Que informações devem ser fornecidas?

Muito importante: fornecer uma visão geral do projeto e informações gerais sobre a sua empresa:

• Quem somos? Detalhes sobre a sua organização e como a tradução/localização se alinha com os seus objetivos comerciais.
• O que falta na sua configuração atual dos processos de tradução e localização? Quais são as principais questões e desafios que enfrenta atualmente no que respeita à tradução?
• Que experiência anterior de tradução tem? Partilhar as suas experiências passadas (boas e más!) revela o que é crucial para uma parceria de sucesso.
• Quais são os principais objetivos gerais do projeto? Seja o mais específico possível sobre as suas expetativas. Que tipo de conteúdo está em causa? Que plataformas e canais serão abordados?
• Como são atualmente os seus processos internos de localização?
• Como é a sua configuração tecnológica? Por exemplo, o CMS do seu website ou outro sistema de gestão de conteúdos e os conectores ou integrações existentes.
• De que combinações linguísticas necessita (incluindo quaisquer variantes linguísticas locais)?
• Qual é o volume e a frequência de tradução previstos?
• Quais seriam as principais áreas de especialização temática e formatos de conteúdo, incluindo requisitos de conformidade?

Quanto mais informações partilhar sobre as suas necessidades, melhor os potenciais parceiros poderão adaptar as suas propostas à sua situação específica.

O que deve pedir no seu RFP de tradução

Dimensão e estrutura da empresa

Isto é do seu interesse, tanto em termos de rotatividade, como de número de funcionários a tempo inteiro, divididos por função uma vez que estes são fortes indicadores do poder de alavancagem da organização. Dica extra: pergunte sobre a taxa de rotatividade dos principais funcionários e parceiros deles! Uma baixa rotatividade de funcionários indica uma boa gestão, um negócio bem sucedido e uma organização estável.

Localização(ões) da empresa 

As principais localizações e escritórios locais de um fornecedor de tradução podem indicar os seus pontos fortes e fracos em termos de combinações linguísticas abrangidas.

Gestão da empresa e organigrama 

Compreender como a empresa é organizada e gerida dar-lhe-á uma ideia da cultura da empresa e se esta pode ser uma boa opção para a sua organização.

Informação de gestão de contas

Pergunte como será a estrutura de gestão da conta, quem será o(s) seu(s) ponto(s) de contacto e que tipo de interfaces com o cliente estarão disponíveis.

Referências de clientes e casos de estudo

Não só é uma boa referência para a sua qualidade, como também lhe dará uma ideia de como será visto: será que prefere ser um cliente demasiado grande ou demasiado pequeno para eles, em comparação com a sua atual base de clientes?

Peça detalhes sobre os volumes traduzidos, as combinações linguísticas e o(s) tipo(s) de conteúdo(s) fornecido(s).

Dica extra: Os casos de estudo podem mostrar-lhe se e como os potenciais fornecedores têm sido proativos na implementação de soluções inovadoras para resolver os problemas de tradução dos seus clientes.

Custos

Ter um modelo estruturado para facilitar comparações posteriores. Selecione o que é mais relevante para si, o que, em geral, incluirá todos ou alguns dos seguintes itens:

• Taxa de tradução normalizada por palavra / por hora - se aplicável, por exemplo, para pós-edição de MT (tradução automática)
• Possíveis taxas diferentes para diferentes línguas de origem e de destino
• Custos de processamento posterior, como o DTP
• Possíveis custos ocultos de integração, por exemplo, para implementação/migração
• Possíveis custos de subscrição adicionais, por exemplo, para licenças
• Quaisquer descontos possíveis (tipicamente para correspondências de memórias de tradução e/ou baseados no volume do projeto), taxas adicionais (por exemplo, para entrega noturna) e taxas mínimas. 

Dica extra: Peça um orçamento de amostra, baseado num projeto típico, para ter uma ideia do seu preço global.

Tecnologias e processos de tradução

Pode já ter identificado requisitos de tecnologia avançada ou pode também aproveitar a oportunidade para pedir uma avaliação aos seus potenciais parceiros. Dependendo dos seus fluxos de trabalho atuais e da sua configuração tecnológica, pode ser necessário:

• Sistema de gestão de tradução (TMS), com alinhamento claro sobre o ambiente de alojamento, responsabilidade e localização
• Bibliotecas em crescimento, transformando potencialmente cada projeto numa base para futuros projetos de tradução
• Processos claros de revisão e aprovação dos termos do glossário
• Revisões no contexto
• Revisão baseada na cloud para múltiplos utilizadores
• Armazenamento de documentos em repositório, a recuperar em qualquer data
• Portal do cliente personalizável para gerir e acompanhar projetos de tradução em tempo real
• Comunicação direta opcional com tradutores
• Ferramentas tecnológicas linguísticas adicionais.

Garantia de qualidade

Pode já ter identificado requisitos de tecnologia avançada ou pode também aproveitar a oportunidade para pedir uma avaliação aos seus potenciais parceiros. Dependendo dos fluxos de trabalho atuais e da sua configuração tecnológica, pode precisar de: traduções de alta qualidade que dependem de processos sólidos, geralmente combinando verificações manuais e automáticas de garantia de qualidade com uma excelente gestão de tradutores. Assim, as dicas cruciais são:

• Coloque perguntas específicas sobre certificações de qualidade reconhecidas, tais como ISO 17100 e ISO 18587 (serviços de tradução/pós-edição de traduções automáticas)
• Solicite os resultados do inquérito de satisfação do cliente
• Pergunte como é que as não conformidades estão a ser seguidas e geridas.

Infraestruturas informáticas, segurança e proteção de dados

Os processos de tradução envolvem geralmente informações e conteúdos altamente confidenciais - o que significa que é crucial que o seu fornecedor de serviços linguísticos assegure a proteção completa dos seus dados. Pergunte aos seus potenciais parceiros acerca das suas precauções de segurança para salvaguardar as suas informações!

Capacidade e disponibilidade

Certifique-se de que o seu futuro fornecedor tem capacidade para tratar do seu volume de tradução - informe-se sobre os prazos de entrega de projetos típicos, horários de trabalho e encerramento de escritórios.

As propostas já começaram a chegar? Tempo para avaliação e RFQ (Pedido de Orçamento) direcionados

As questões fundamentais, como quem na equipa avaliará as propostas recebidas e onde estará o foco, já devem estar bem definidas quando as propostas começarem a chegar.

Um sistema baseado em pontos pode ser muito útil na avaliação das propostas. Definir uma lista de coisas a ter e a fazer. Por exemplo, pode não necessitar de um glossário terminológico personalizado, para já, mas preferir ter essa opção no futuro - daí a oportunidade de classificação.

Pense cuidadosamente no que mais lhe convém - agora e no futuro. O resultado deverá ser uma lista restrita dos candidatos mais promissores. Para escolher entre eles, não ignore os seguintes critérios:

• A sua proposta foi precisa e oportuna?
• Têm experiência em tradução e conteúdo na sua indústria ou área?
• Serão capazes de dimensionar os seus serviços à medida que o seu negócio cresce?
• Há quanto tempo já estão em atividade?

Para a avaliação final do(s) seu(s) futuro(s) parceiro(s), considere também a possibilidade de solicitar:

• Referências de clientes existentes, cujas necessidades empresariais correspondem às suas
• Traduções do conteúdo do teste que fornece - para melhor comparação, utilize amostras idênticas para todos os futuros parceiros elegíveis
• Um RFQ: um documento que detalha as opções de preços para um determinado serviço ou produto; pede-se aos fornecedores que forneçam listas de preços para os produtos propostos no RFP.

Um RFQ é uma ferramenta de sourcing adicional que se concentra nos aspetos financeiros.

Começar bem: Integração do seu novo fornecedor de conteúdos globais

Depois de escolher a língua e o fornecedor de conteúdos, há questões que devem ser definidas previamente, caso não tenham sido abordadas durante o RFP:

• Que recursos lhe são exigidos à partida?
• Quem irá levar a cabo a implementação tecnológica?
• Que formação é necessária?
• Quanto tempo demorarão os processos?
• Como serão selecionados os tradutores para trabalhar no seu projeto?

Avaliação contínua

Depois de iniciar a sua nova parceria de tradução, planeie controlos regulares e monitorize os KPI, como a qualidade da tradução, a entrega atempada e a qualidade do serviço.

Também é bom fazer uma prospeção regular do mercado, como uma boa oportunidade para avaliar os seus serviços atuais, a forma como se comparam com ofertas potencialmente mais inovadoras ou com parceiros que se alinham melhor com a sua estratégia de crescimento.