Onze klant is een vooraanstaande internationale producent van farmaceutische producten en kende een exponentiële groei van het aantal klinische trials die zij wereldwijd uitvoeren. Het team dat zich bezighoudt met klinische activiteiten stond dan ook voor een hele uitdaging om dit extra volume aan te kunnen met de huidige processen.
Het oorspronkelijke proces hield in dat de Operations Recruitment Manager (ORM) contact opnam met de Local Trials Managers (LTM's) om vast te leggen welke materialen voor betrokkenheid in het kader van klinische trials nodig waren in hun respectieve regio's.
De ORM werkte vervolgens samen met het creatieve agentschap om de materialen te creëren en te integreren in het eTMF-systeem van de klant. Na deze creatie stuurde de ORM deze materialen voor vertaling naar Acolad.
Zodra de vertaling klaar was, stuurde Acolad via e-mail bestanden naar de LTM's voor revisie, alvorens de definitieve exemplaren aan de ORM te verstrekken. De ORM uploadde vervolgens de materialen naar hun eTMF en stuurde de materialen naar de LTM's voor definitieve goedkeuring.
In een oogopslag
De klant
Onze klant is een biowetenschapsbedrijf uit de Fortune 100 waarvan de farmaceutische afdeling al meer dan 50 jaar geneesmiddelen produceert. Acolad Life Sciences houdt zich bezig met de vertaling van onder meer studiedocumenten van klinische trials en patiëntbetrokkenheidsmaterialen bestaande uit patiëntdagboeken, studiepromoties, studieprotocollen en ICF's.
De uitdaging
De oplossing
Acolad en de klant werkten samen om het volgende te implementeren:
- Pilotproject nr. 1: vertaling van klinische trials naar 24 talen
Acolad testte het gebruik van het Internationaal Vertaalcentrum (webgebaseerd portaal gehost door Acolad) bij een studie in 24 talen. Het was de bedoeling om de workflow tussen de klant en Acolad te stroomlijnen. Acolad werkte met de klant aan de implementatie en het pilotteam van de klant kreeg een opleiding over het portaal. Bovendien gaf het team van de klant nuttige gebruikersfeedback die geïntegreerd werd in het portaal. - Pilotproject nr. 2: contact met de LTM's voor betrokkenheid bij klinische trials in 32 talen
Er werd een tweede pilot gelanceerd in het kader van een studie in 32 talen, waarbij Acolad de taak overnam om contact op te nemen met de LTM's voor materialen die nodig waren voor de betrokkenheid bij klinische trials. Acolad werkte ook rechtstreeks met het externe creatieve agentschap om de materialen te verkrijgen die vertaald moesten worden. Daarnaast kreeg Acolad toegang tot het eTMF-systeem voor het rechtstreeks uploaden/downloaden van materialen. Tot slot werkte Acolad rechtstreeks samen met LTM's voor de revisie van vertaalde materialen.
Het resultaat
- Door het studiewerk via het portaal te laten verlopen, werd het al snel duidelijk dat er heel wat tijd bespaard werd. De initiële studie die het voorwerp van de pilot vormde, leidde tot een kostenbesparing van 65%.
- De Operations Recruitment Manager hoefde zich niet langer bezig te houden met de coördinatietaken en dit betekende dat deze waardevolle resource meer studies kon aannemen. Door de doeltreffendheid van de workflow werd de normale levertijd ingekort met maar liefst 3 weken.
- In totaal leverde dit voor de klant een verlaging van de kosten van 50% op en eenbesparing van 20-30% aan tijd die het team doorgaans nodig had om de materialen voor hun studies op te stellen.
Acolad werkt al lang samen met Hitachi Energy, zelfs al van in de tijd dat het nog deel uitmaakte van ABB. Wij werken al meer dan 15 jaar samen voor de ontwikkeling van een allesomvattende oplossing die volledig afgestemd is op hun unieke vereisten als internationale producent en dienstverlener.