Meer patiëntbetrokkenheid in klinische trials door vertaling

Onze klant is een vooraanstaande internationale producent van farmaceutische producten en kende een exponentiële groei van het aantal klinische trials die zij wereldwijd uitvoeren. Het team dat zich bezighoudt met klinische activiteiten stond dan ook voor een hele uitdaging om dit extra volume aan te kunnen met de huidige processen.

Het oorspronkelijke proces hield in dat de Operations Recruitment Manager (ORM) contact opnam met de Local Trials Managers (LTM's) om vast te leggen welke materialen voor betrokkenheid in het kader van klinische trials nodig waren in hun respectieve regio's.

De ORM werkte vervolgens samen met het creatieve agentschap om de materialen te creëren en te integreren in het eTMF-systeem van de klant. Na deze creatie stuurde de ORM deze materialen voor vertaling naar Acolad.

Zodra de vertaling klaar was, stuurde Acolad via e-mail bestanden naar de LTM's voor revisie, alvorens de definitieve exemplaren aan de ORM te verstrekken. De ORM uploadde vervolgens de materialen naar hun eTMF en stuurde de materialen naar de LTM's voor definitieve goedkeuring.

Acolad en de klant werkten samen om het volgende te implementeren:

• Pilotproject nr. 1: vertaling van klinische trials naar 24 talen
  Acolad testte het gebruik van het Internationaal Vertaalcentrum (webgebaseerd portaal gehost door Acolad) bij een studie in 24 talen. Het was de bedoeling om de workflow tussen de klant en Acolad te stroomlijnen. Acolad werkte met de klant aan de implementatie en het pilotteam van de klant kreeg een opleiding over het portaal. Bovendien gaf het team van de klant nuttige gebruikersfeedback die geïntegreerd werd in het portaal.
• Pilotproject nr. 2: contact met de LTM's voor betrokkenheid bij klinische trials in 32 talen
  Er werd een tweede pilot gelanceerd in het kader van een studie in 32 talen, waarbij Acolad de taak overnam om contact op te nemen met de LTM's voor materialen die nodig waren voor de betrokkenheid bij klinische trials. Acolad werkte ook rechtstreeks met het externe creatieve agentschap om de materialen te verkrijgen die vertaald moesten worden. Daarnaast kreeg Acolad toegang tot het eTMF-systeem voor het rechtstreeks uploaden/downloaden van materialen. Tot slot werkte Acolad rechtstreeks samen met LTM's voor de revisie van vertaalde materialen.