E-book

Come redigere una RFP per servizi di traduzione e localizzazione

Best practice per pianificare una richiesta di offerta per servizi di traduzione e localizzazione, inclusa una checklist.


Produrre una RFP ben fatta è un compito spesso sottovalutato, che coinvolge numerosi elementi e attori: una sfida enorme per qualsiasi reparto aziendale! Per quanto riguarda la traduzione e la localizzazione, è necessario tener conto di alcuni fattori essenziali specifici. 

Ecco perché abbiamo scritto questo e-book completo. Ti guideremo lungo la tua RFP passo dopo passo, per assicurarti di trovare la soluzione perfetta per te: il partner che spunterà le caselle giuste per la tua azienda!


RFP, RFI, RFQ: cosa significano queste sigle?

La dicitura per esteso degli acronimi ne chiarisce il significato:

  • RFI: Request for Information (richiesta di informazioni, anche nota in italiano come RDI) 
    -> Identificazione dei potenziali fornitori e delle soluzioni che offrono

  • RFP: Richiesta di offerta (anche nota con l’acronimo italiano RDO)
    -> Valutazione delle offerte dei fornitori preselezionati

  • RFQ: Request for Quote (richiesta di preventivo, anche nota in italiano come RDP)  
    -> Analisi dei costi in rapporto con i diversi requisiti di ciascun fornitore.

Cos'è una RFP ?

Una RFP è un annuncio di gara, pubblico o su invito, con il quale un'azienda descrive un progetto, alla ricerca del fornitore con l'offerta in grado di soddisfare al meglio le sue esigenze.

Consente al richiedente di confrontare le offerte dei fornitori preselezionati, chiedendo loro di dimostrare quali soluzioni propongono con la relativa USP (Unique Selling Proposition, argomentazione esclusiva di vendita), la quale permette teoricamente di selezionare il candidato ideale.

Se ben fatta, una RFP per un progetto di traduzione è la miglior procedura standard per la selezione del fornitore di servizi linguistici giusto per la tua attività, il più vantaggioso a livello complessivo per la tua situazione specifica.

Una procedura RFP ben organizzata è fondamentale per qualsiasi spesa o impegno di notevole entità della tua azienda. Si tratta di una procedura in grado non solo di migliorare i tuoi risultati e massimizzare il tuo ROI, ma anche di prevenire possibili perdite!

Nonostante tutti questi benefici, la realizzazione e la gestione di una RFP possono tradursi in un investimento di risorse complesso e particolarmente laborioso. Per questo è importante: 

  • Definire in modo preciso le situazioni che richiedono davvero tale investimento
  • Sapere come eseguire la RFP nel modo più efficiente e vantaggioso.

Hai davvero bisogno di una RFP di traduzione?

Esistono diversi scenari in cui una RFP di traduzione è con ogni probabilità l'approccio giusto:

  • Se non hai ancora impostato un processo di traduzione standard centralizzato (anche se magari hai a che fare con la questione della traduzione già da anni), in modo tale da ottimizzare la qualità, l'efficienza, la consegna e il monitoraggio dei fornitori. 
  • Se devi tradurre un progetto di grande portata che richiede esperienza e competenze specifiche,
  • Se l'organizzazione attuale del lavoro non ti soddisfa, solitamente per almeno uno dei seguenti motivi: 
    • Qualità della traduzione inadeguata
    • Qualità del servizio mediocre (comunicazione, tempi di consegna, ecc.)
    • Processi e tecnologie di traduzione insufficienti
    • Offerta di servizi incompleta
    • Aumento vertiginoso dei costi di traduzione
    • Incremento dei volumi e/o delle lingue di lavoro.

Le aziende leader si sono rese conto in prima persona che un processo ottimizzato per l’RFP non solo migliora il ROI, ma garantisce anche razionalizzazione e vantaggi a livello di azienda.

La tua RFP prende forma: Pianificazione e configurazione

Come gestire le possibili domande dei fornitori? Disponi di un sistema di management delle richieste, con responsabilità ben definite? Sei in grado di gestire le domande via e-mail? In tal caso, considera la possibilità di impostare un indirizzo e-mail o una cartella specifici e non dimenticare di assicurarti che ogni membro del team che lavora alla RFP vi abbia accesso, con competenze e compiti di follow-up ben definiti.

È fondamentale inoltre decidere in anticipo se la tua RFP sarà solo su invito o se preferisci aprirla a qualunque fornitore qualificato. In tal caso ha ancora più senso confermare una scadenza per tutte le risposte.

Ultimo, ma non per questo meno rilevante: come per qualsiasi progetto importante, è meglio assegnare al team RFP le persone giuste prima di iniziare il processo. Le loro principali responsabilità saranno: 

  • La valutazione delle proposte
  • La gestione delle trattative contrattuali
  • Fungere da punto di contatto tra soggetti interni secondari e potenziali partner.

Quali soggetti interessati dovrebbero essere coinvolti?

Innanzitutto, devi decidere chi integrare nel team che prepara e gestisce la RFP di traduzione. 

Forniture

Il team addetto alle forniture potrebbe sembrarti quello più adatto ad assolvere a questo compito, tuttavia non potrà farlo da solo. Perché? Perché con ogni probabilità non sarà l'ufficio incaricato a interagire direttamente con il futuro Language Service Provider, pertanto non potrà conoscere le esigenze precise dei colleghi che sono alla ricerca di un nuovo fornitore. E naturalmente, per un reparto la cui esperienza non è direttamente correlata all'attività del fornitore, sarà molto più difficile valutarne la qualità.

Da qui la necessità di coinvolgere i team operativi assegnati al progetto. Inoltre, i manager responsabili della pianificazione strategica delle rispettive business unit dovranno definire i flussi di lavoro desiderati, i livelli di integrazione necessari, i KPI in termini di qualità e quantità, ecc. In genere, vanno inclusi i leader dei team e almeno un membro ad un livello di management superiore. 

Team IT e tecnici

Anche le questioni tecniche, come le opzioni necessarie di integrazione del sistema, svolgono un ruolo fondamentale quando si parla di servizi linguistici, e questo rende il reparto IT un altro partner indispensabile al tavolo del team RFP. 

Se devi tradurre il contenuto del tuo sito web, il ruolo del reparto IT sarà cruciale, ad esempio nell'automazione dei processi di traduzione/localizzazione e di tutti i relativi requisiti di sistema. Il reparto IT avrà inoltre il compito di valutare ed evitare i rischi, ad esempio scegliendo un connettore di traduzione compatibile con il CMS del tuo sito o con le tue piattaforme di Marketing Automation. A seconda del tipo di azienda, questo ruolo può essere svolto dal team di sviluppo digitale oppure in parte dal team di marketing, quindi dovrai accertarti di coinvolgere il team IT nel processo.

Team di marketing

Per quanto riguarda i contenuti, dovresti considerare di coinvolgere prima di tutto il team di marketing, visto che si occupa di moltissimi aspetti: dal content marketing alle comunicazioni aziendali, dalla pubblicità digitale alle campagne multicanale.

Le tue esigenze di localizzazione includono anche i contenuti dei social media, che si tratti di campagne sporadiche o complete? Per questa attività non basta il team di marketing, è necessario creare un team specifico. La localizzazione dei social infatti deve seguire regole specifiche a seconda del canale, definite da degli specialisti del settore.

Altri proprietari di contenuti

Può essere più facile dimenticarsi di invitare altre parti interessate che si occupano dei contenuti! Come abbiamo detto, per quanto riguarda le questioni relative ai contenuti, il team di marketing è sicuramente la prima risorsa da prendere in considerazione. Tuttavia potrebbe essere utile coinvolgerne anche altre, ad esempio: 

Alcuni dei contenuti da tradurre e localizzare rientrano nelle responsabilità delle risorse umane?  Chiedi ai principali soggetti di questo reparto di entrare a far parte del tuo team RFP, in modo tale da garantire che gli aspetti che li riguardano siano elaborati correttamente in termini di formulazione, stile, tempistica, scadenze e riservatezza. 

Hai la necessità di coinvolgere anche il team di pianificazione eventi? Le esigenze di questo team sono estremamente precise, in termini non solo di formulazione e di stile, ma anche di localizzazione della grafica e di tempistiche, con scadenze strette, ecc. Se le riunioni e gli eventi sono multilingue, può rivelarsi necessario anche l'intervento dei servizi di interpretariato (di persona o da remoto).

Esperti tecnici

Se il progetto da localizzare presenta contenuti tecnici o comunicazioni quali documentazione prodotti, contenuti strutturati (XML/DITA) o altri documenti tipici di settori come quello manifatturiero, ti interesserà coinvolgere i produttori, gli sviluppatori e/o  i responsabili della documentazione tecnica! Il linguaggio di tali contenuti presenta esigenze specifiche in termini di glossari e memorie di traduzione, oltre a conoscenze estremamente precise in materia.

Qualunque sia la tua attività: anche i product manager andrebbero sempre coinvolti nel processo di localizzazione! Le loro conoscenze ed esigenze di comunicazione devono integrare le competenze del team di marketing nella pianificazione della RFP. 

Altre parti interessate

Di norma, per qualsiasi progetto di traduzione e localizzazione, le parti interessate dei team che si occupano dei contenuti, in grado di contribuire nella lingua di origine, dovranno collaborare con il team RFP per garantire che ogni esigenza e vincolo vengano affrontati nel modo corretto.

Fai in modo di coinvolgere le persone giuste, per valutare se il tuo futuro partner è in grado di rispondere a tutte queste esigenze e possibili vincoli!

Strumenti di gestione per RFP: Alternative per tutti i budget

Con il team giusto è giunto il momento di affrontare un’altra questione fondamentale: Come pubblicare una RFP e raccogliere le risposte? Esistono diverse opzioni, ognuna con dei pro e dei contro:

  • Software per l'automazione delle RFP
    Le aziende più grandi probabilmente dispongono già di un software di e-procurement per gestire le RFP, che ne facilita la messa a punto. Tuttavia, bisogna tenere presente che tali sistemi posso rivelarsi controproducenti nel valutare i servizi di traduzione, in quanto non tengono conto delle variabili dettagliate nella sezione prezzi di cui parleremo in seguito.

  •  Tool per questionari basati su cloud 
     In alternativa, puoi pubblicare una RFP tramite uno dei molti tool per questionari basati su cloud esistenti. Il vantaggio? Questa modalità ti permette di gestire le risposte che è possibile fornire alle domande, definendo i campi e indicando le informazioni obbligatorie. Potrai inoltre usufruire di funzionalità di reporting, di un filtraggio semplificato e di analisi delle risposte. Tieni presente, tuttavia, che con questa soluzione dovresti anche fornire una copia scaricabile delle domande incluse nella RFP, in modo che i fornitori dei servizi di traduzione possano preparare accuratamente le loro risposte offline. 

  • Excel 
    Grazie alla loro accessibilità e alle vaste opzioni di filtraggio e confronto, i fogli di calcolo vengono spesso utilizzati per raccogliere le risposte. Ma c’è un aspetto negativo: per i fornitori non è facile compilarli! Spesso le celle non funzionano bene, o alcune sheet sfuggono all'attenzione, ecc.

  • PDF/ Word 
    Molte aziende presentano le RFP in formato PDF, chiedendo ai fornitori di traduzione di inviare le risposte in Word. Nonostante ciò permetta la formulazione di risposte aperte e inventive, si tratta di un metodo fattibile solo se la RFP viene inviata a pochi fornitori, in quanto l'analisi delle risposte e il raffronto dei risultati richiedono tempo.

Consiglio extra

Redigere una RFI in anticipo ti aiuta a restringere l'elenco dei fornitori a cui rivolgerti, ma affronteremo questo argomento più avanti.

Qual è una tempistica realistica?

Non mettere i tuoi potenziali partner troppo sotto pressione, dagli il tempo di rispondere alle tue domande in modo accurato! Puoi considerare l'esempio qui di seguito come tempistica minima per un processo RFP già ben pianificato, utilizzando come punto di partenza la pubblicazione di una RFI. (Non preoccuparti, ti spiegheremo la RFI nei minimi dettagli!)

  • Settimana 1: Pubblicazione della RFI 
  • Settimana 2: Scadenza per l'invio delle risposte 
  • Settimana 3: Analisi delle risposte alla RFI  
  • Settimana 4: Pubblicazione della RFP 
  • Settimana 5: Scadenza per l'invio delle domande da parte dei fornitori di servizi linguistici 
  • Settimana 6: Risposte alle domande inviate
  • Settimana 7: Scadenza per la presentazione delle offerte  
  • Settimana 8: Analisi delle offerte 
  • Settimana 9: Invito alla presentazione finale 
  • Settimana 10: Proposte e presentazioni finali
  • Settimana 11: Decisione.

 

È possibile saltare la RFI?

Alcuni pensano che la RFI sia solo un passaggio in più che può essere facilmente saltato, limitandosi a raccogliere tutte le informazioni necessarie nella RFP. Se ciò è possibile per alcuni progetti di piccole dimensioni, le RFP di traduzione tendono ad essere più complesse! Concentrare tutte le domande nella RFP finirebbe per diventare ingestibile e complicare la vita a te e ai tuoi fornitori.  

  • I principali vantaggi di una RFI in fase iniziale:
  • Le tue richieste saranno molto più mirate, puntuali e concise.
  • Non dovrai elaborare risposte non pertinenti.
  • Le risposte alla tua RFP saranno molto più ricche di informazioni e facili da confrontare.
  • Riceverai risposte pertinenti da fornitori rilevanti.
  • È molto più probabile che rispondano i fornitori che desideri coinvolgere.
  • La RFI ti permette inoltre di creare per prima cosa una rosa limitata di fornitori.

Pensa alla RFI come alla navigazione in un browser con un obiettivo non del tutto definito, che ti permette di scoprire tutte le opzioni. Deve quindi includere alcune domande generiche e aperte, ma senza esagerare. L’obiettivo di una RFI è quello di raccogliere informazioni e selezionare i potenziali fornitori da far passare alla fase successiva. 

Tuttavia, se poni troppe domande non solo i potenziali fornitori potrebbero essere riluttanti a rispondere, ma finiresti per perdere molto tempo a smistare le tantissime risposte. È inoltre importante fornire informazioni generali sulla tua situazione e le tue esigenze. In questo modo avrai maggiori probabilità di ricevere proposte interessanti. 

Una RFI corretta fornisce una panoramica generale dei profili dei fornitori, permettendoti di familiarizzare con il mercato e selezionare quelli giusti per la futura RFP.

Cosa cercare nel tuo futuro partner di traduzione e localizzazione

Dopo la valutazione delle risposte alla tua RFI, dovresti essere in grado di definire con precisione che tipo di partner fa per te e se ti conviene optare per un solo partner che funzioni come una stretta estensione della tua attività, o per più di uno. A questo punto dovresti saper rispondere ad alcune altre domande essenziali:

  • Il luogo fisico in cui si trova il fornitore è un dato importante? 
  • Quali sono i tuoi requisiti minimi in termini di successi raggiunti e comprovata esperienza? 
  • I tuoi progetti di traduzione possono essere assegnati a dei freelance? 
  • Ti conviene appoggiarti a singoli fornitori di servizi linguistici, specializzati in un'unica lingua? Possono essere esperti in un particolare stile di lingua, terminologia e utilizzo. 
  • Oppure i volumi e i possibili ampliamenti richiedono fornitori di servizi linguistici in grado di gestire varie lingue contemporaneamente? Di solito questi fornitori dispongono di una vasta rete di esperti in numerose lingue, in grado di gestire traduzioni che possono variare in termini di volume, finalità e focus.
  • O forse hai bisogno di un partner per i tuoi contenuti globali, in grado di andare oltre le tue esigenze di traduzione? È questo il caso quando una semplice traduzione non ti basta, ma hai bisogno anche di creare contenuti, di automatizzare i flussi di lavoro con la più recente tecnologia di traduzione, di ottimizzare i contenuti digitali dal punto di vista SEO, o ancora di ricevere consigli e consulenza.

In breve: più i tuoi progetti sono grandi in termini di volume, complessità, numero di lingue, più è probabile che tu abbia in effetti bisogno di un partner globale con un approccio end-to-end.

Consulenza da parte di esperti del settore

Perché scegliere un partner per i contenuti globali?

Perché non si limita a fornire traduzioni accurate, ma è in grado di personalizzare una vasta gamma di servizi per soddisfare le tue esigenze, tra cui:

  • Assistenza e consulenza da parte di esperti in materia di processi e tecnologie di traduzione
  • Creazione multilingue dei contenuti richiesti dalla tua azienda
  • Ottimizzazione SEO dei tuoi contenuti digitali
  • Automazione dei flussi di lavoro grazie alle ultime tecnologie nell'ambito dei contenuti e delle lingue

Quanto più grandi e complessi sono i tuoi progetti, tanto più sarà vantaggioso per te avere un partner globale esperto e riconosciuto come Acolad. In particolare per i progetti che richiedono massima qualità e un servizio end-to-end!

Quali informazioni devi fornire?

Importante: fornisci una panoramica del progetto e le informazioni di base sulla tua azienda. I fornitori devono capire velocemente se sono in grado di soddisfare i tuoi requisiti. Includi informazioni dettagliate sul motivo per cui stai lanciando la RFP e quali sono le tue esigenze di traduzione. Eccoti un elenco dei punti fondamentali da toccare: 

  • Chi sei? Fornisci informazioni precise sulla tua azienda, la tua attività e sul motivo per cui stai prendendo in considerazione la traduzione/localizzazione.  

  • Quali tecnologie usi? 

  • Con che API o integrazioni sei solito lavorare e quali sono le tue opzioni preferite per l'upload e il download?  

  • Di quali combinazioni linguistiche hai bisogno (incluse eventuali varianti locali)? 

  • Quali sono il volume e la frequenza previsti delle tue richieste di traduzione?  

  • Quali sono i principali obiettivi generali del progetto? Cerca di descrivere le tue aspettative nel modo più preciso possibile!

  • Di che tipo di servizi hai bisogno? (traduzione automatica, traduzione umana, localizzazione, ricreazione, ecc.) 

  • Quali sono il settore di specializzazione, il formato (es. xml, resx, srt, pdf, indd, docx, rtf, ecc.) e il tipo di contenuto che ti interessano?

  • Che cosa hai bisogno di tradurre esattamente? Informa i tuoi possibili futuri partner di traduzione sulla natura del contenuto, il grado di localizzazione desiderato, ecc. 

  • Quali sono le tue priorità? Elencale tutte classificandole in base all'importanza. Indica quali sono i requisiti indispensabili e quali quelli desiderabili. 

  • Quali piattaforme e canali saranno coinvolti nel progetto? 

  • Ci sono requisiti standard di lunghezza del testo di cui i potenziali partner dovrebbero essere a conoscenza?

  • Quali sono le tue procedure e i tuoi requisiti interni?  

  • Quali esperienze precedenti hai avuto con la traduzione? Condividere le tue esperienze passate (buone e meno buone!) permette di capire quali sono le caratteristiche fondamentali che cerchi in un partner. In questo modo aiuterai i fornitori a rispondere in modo utile alla tua RFP. 

  • Che cosa manca alla tua attuale configurazione di servizi di traduzione?  

  • Quali sono i problemi e le difficoltà principali con cui ti confronti nell'ambito della traduzione?

Più informazioni condividi sulle tue esigenze, più le offerte provenienti dai tuoi potenziali fornitori saranno adatte alla tua situazione! 

Sulla base delle informazioni di cui sopra, alcuni fornitori potrebbero decidere di non partecipare alla RFP, in quanto alcune le tue priorità indispensabili potrebbe non essere fattibili per loro o semplicemente non far parte dei servizi offerti. In questo caso risparmierai a tutti del tempo prezioso, evitando la creazione e, per quanto ti riguarda, la valutazione di una proposta non praticabile!

Come porre le domande giuste nella tua RFP di traduzione

Anche se una scorciatoia può sembrare allettante, una RFP non è solo un modo per far conoscere le tue condizioni ai potenziali fornitori! Per soddisfare al meglio le tue esigenze, dovrai anche richiedere le informazioni giuste. Partiamo dall'inizio: 

Dimensioni e struttura dell'azienda

Questo ti interessa sia in termini di fatturato che di numero di dipendenti a tempo pieno, divisi per ruolo, poiché si tratta di indicatori importanti delle capacità dell'azienda.  

Consiglio extra: informati sul tasso di rinnovo dei dipendenti e partner più importanti! Poiché le partnership di successo con i fornitori di servizi di traduzione spesso dipendono da relazioni personali costruite nel tempo con i rispettivi referenti, è utile sapere se potrai contare su contatti stabili. Non bisogna dimenticare che un tasso basso di turnover del personale indica una buona gestione, un'azienda di successo e un'organizzazione stabile.

Sede/i dell'azienda 

Le sedi principali e gli uffici locali di un fornitore di traduzioni sono indicatori dei suoi punti di forza e di debolezza in termini di offerta linguistica. 

Management e organigramma dell'azienda 

Capire come l'azienda del fornitore è organizzata e gestita ti darà un'idea della sua cultura aziendale e se può essere adatta o meno alle tue esigenze.

Informazioni sulla gestione degli account 

Chiedi ai fornitori come gestiscono gli account e chi saranno i tuoi referenti. Se possibile, richiedi fin da subito informazioni dettagliate sulle competenze e sull'esperienza dei collaboratori che verrebbero assegnati al progetto, con i nomi, le qualifiche e i dati di contatto.

Referenze dei clienti e casi di studio 

Uno dei modi migliori per comprendere l'esperienza di un fornitore di traduzioni nel tuo settore di attività è quello di richiedere le referenze dei clienti. In genere ti conviene richiedere quelle dei clienti più importanti! Questo parametro è importante non solo sul piano della qualità, ma anche perché ti darà un'idea di come la tua azienda sarebbe percepita: saresti un cliente troppo grande o troppo piccolo rispetto agli altri?

Cerca di formulare la tua richiesta con la maggior precisione possibile: richiedi informazioni dettagliate sui volumi tradotti, le combinazioni linguistiche e il tipo di contenuti forniti. Le risposte ottenute soddisfano le tue necessità?

Consiglio extra: Richiedi i casi di studio! Questi possono farti capire se e come i potenziali fornitori si sono dimostrati proattivi nell'implementare soluzioni innovative per risolvere i problemi di traduzione dei loro clienti. 

Costi

La prassi migliore consiste nell'avere un modello pronto che i fornitori possano compilare con facilità, strutturato in modo da agevolare i successivi raffronti. Richiedi e ordina i prezzi dei prodotti e dei servizi che più ti interessano e che, in generale, includeranno tutti o alcuni dei seguenti elementi:  

  • Tariffa di traduzione standard per parola/ora (se applicabile, ad esempio, alla traduzione automatica con post-editing)

  • Eventuali tariffe diverse per lingue di partenza e di arrivo diverse 

  • Costi per ulteriori elaborazioni, come il desktop publishing

  • Possibili costi di onboarding nascosti, ad es. per l'implementazione/migrazione

  • Possibili ulteriori costi di abbonamento, ad es. per le licenze

  • Eventuali sconti (in genere per le corrispondenze nella memoria di traduzione e/o in base al volume del progetto), costi aggiuntivi (ad es. per la consegna in 24 ore) e tariffe minime.

Consiglio extra: richiedi un preventivo di esempio basato su un progetto-tipo, per avere un'idea pratica dei prezzi. 

Processi e tecnologie di traduzione

Oltre alla traduzione automatica potresti avere esigenze tecnologiche più complesse. Per favorire il processo di traduzione e garantire flussi di lavoro agili, compatibili con la tua configurazione tecnologica, potresti aver bisogno di: 

  • Sistema di gestione delle traduzioni (TMS), con un chiaro allineamento su ambiente di hosting, responsabilità e ubicazione

  • Librerie in crescita, per cui ogni progetto diventa una potenziale base per future traduzioni/localizzazioni

  • Processi chiari di revisione e approvazione dei termini del glossario 

  • Revisioni contestualizzate

  • Revisione basata su cloud per più utenti 

  • Archiviazione di documenti, recuperabili in qualsiasi momento

  • Portale clienti con caratteristiche specifiche da includere, in base alle tue esigenze

  • Opzioni per richiedere traduzioni online e monitorare i progetti in tempo reale

  • Comunicazione diretta opzionale con i traduttori

  • Ulteriori strumenti di tecnologia linguistica.

Qualità

Sicuramente tutti i fornitori diranno che le loro traduzioni sono di alta qualità! Quindi, come capire chi sarà effettivamente il più adatto alle tue esigenze? Una traduzione di alta qualità si basa su processi affidabili, che generalmente combinano controlli di qualità manuali e automatici con una gestione ottimale dei fornitori. Quindi, i consigli fondamentali sono: 

  • Poni domande specifiche sulle certificazioni di qualità riconosciute come ISO 17100 e ISO 18587 (servizi di traduzione / post-editing di traduzione automatica). 

  • Richiedi i risultati dei sondaggi sulla soddisfazione dei clienti. 

  • Chiedi come vengono tracciate e gestite le non conformità.

Infrastruttura informatica, sicurezza e protezione dei dati personali

I processi di traduzione di solito coinvolgono informazioni e contenuti altamente riservati, il che significa che è fondamentale che il tuo fornitore di servizi linguistici garantisca la totale protezione dei tuoi dati. Chiedi ai tuoi potenziali partner quali sono le misure di sicurezza che adottano a salvaguardia delle tue informazioni!

Capacità e disponibilità 

Ultimo ma non meno importante, assicurati che il tuo futuro fornitore sia in grado di gestire i tuoi volumi di traduzione: chiedigli i tempi di consegna per un progetto tipo. La sua disponibilità potrebbe non soddisfare le tue esigenze!

La valutazione delle RFP e cosa c'entra con la RFQ


Come pensi di valutare le proposte?

Nel momento in cui le proposte inizieranno ad arrivare, dovresti avere già deciso chi le valuterà e come. Questioni fondamentali, come ad esempio se privilegiare la qualità o il risparmio, devono essere discusse in anticipo. A questo punto devi essere in grado di dare chiaramente priorità a determinati requisiti, per valutare il progetto nel modo migliore. 

Consiglio extra: Potresti scoprire che un sistema a punti richiede molto tempo per valutare le proposte. Assicurati di aver già definito un elenco dei requisiti che faranno da indicatori dei migliori candidati: quali caratteristiche sono indispensabili, quali opzionali? Ad esempio, per il momento potresti non avere bisogno della traduzione automatica, ma volere comunque la possibilità di utilizzarla in futuro.

Considera attentamente ciò di cui hai veramente bisogno: anche tra le caratteristiche opzionali potrebbero essercene alcune più rilevanti di altre... di qui la necessità di assegnare un ordine di importanza! I feedback dei team devono provenire da diverse parti interessate della tua azienda, coinvolte in modo diretto o indiretto. Una decisione congiunta sull'importanza di ogni singolo criterio ti permetterà di definire le priorità e in questo modo capire quali proposte sono più adatte alle tue esigenze.

Il risultato dovrebbe essere una rosa limitata dei candidati più promettenti. Per effettuare una scelta, non trascurare i seguenti criteri:

  • La proposta è precisa e ti è pervenuta con puntualità? 
  • Il fornitore ha esperienza nella traduzione e nei contenuti del tuo settore o ambito? 
  • È in grado di ampliare i suoi servizi man mano che la tua attività cresce?
  • Da quanto tempo esiste l'azienda?

Per la valutazione finale del tuo futuro partner (o dei tuoi futuri partner), pensa inoltre a richiedere:

  • Referenze a clienti esistenti con un'attività simile alla tua.
  • Traduzioni di prova fornite da te: per un migliore raffronto, utilizza lo stesso test per tutti i partner preselezionati!
  • Una RFQ.
Cos'è esattamente una RFQ (anche chiamata RDP o Richiesta di Preventivo)?

Una RFQ è un documento che descrive nei dettagli le opzioni tariffarie di un servizio o prodotto altamente specifico. Chiedi ai potenziali fornitori di inviarti le tariffe dei servizi proposti nella RFP. Si tratta quindi di uno strumento aggiuntivo, focalizzato sugli aspetti economici: le RFQ riguardano prezzi e costi.

Una volta conclusa la RFP, inizia una fase di valutazione costante

 

Implementazione e onboarding 

Dopo aver eseguito la valutazione e selezionato il tuo futuro fornitore di servizi linguistici, è il momento di passare all'implementazione e all'onboarding. Discuti con il tuo nuovo partner di servizi linguistici e, prima di avviare la collaborazione, definisci: 

  • Quali risorse ti sono richieste in anticipo?  
  • Chi eseguirà l'implementazione tecnologica?  
  • Quale formazione è richiesta?  
  • Quanto dovrebbero durare i processi?  
  • In che modo il fornitore seleziona i traduttori incaricati del progetto?
Valutazione continua

Una volta che la collaborazione è formalizzata e che il tuo nuovo fornitore di servizi linguistici è al lavoro, controllane regolarmente i progressi. Confronta i rapporti sulle sue prestazioni con i KPI concordati. Implementare un processo di valutazione ogni mese, trimestre o almeno semestre, a seconda della natura del prodotto e del tipo di collaborazione, consente di condividere feedback e discutere piani, obiettivi e iniziative per il periodo successivo. 
 
Aree da controllare: 

  • Qualità della traduzione (in genere misurata in base al numero e alla gravità dei reclami)
  • Consegne puntuali (rispetto alle scadenze concordate)
  • Qualità del servizio (indicatori di soddisfazione del cliente).

Anche qualora in futuro il progetto volga al termine, ha senso valutare a fondo le prestazioni complessive della partnership! Questo ti aiuterà a capire cosa è andato secondo i piani, cosa potrebbe essere migliorato... e, in definitiva, se continuare a collaborare o meno con quel fornitore.

Conclusione

La checklist definitiva per il successo della tua RFP

Abbiamo visto come funziona una RFP dall'inizio alla fine, RFI e RFQ incluse. Poiché si tratta di molte informazioni da elaborare e ricordare, concludiamo con una pratica checklist per le RFP :

Fattori chiave per il successo complessivo della tua RFP:

  • Facciamo chiarezza sui motivi per cui optare per una RFP
  • Comprensione sostanziale delle caratteristiche indispensabili del tuo partner LSP
  • Consenso sulle parti interessate da coinvolgere
  • Una tabella di marcia strutturata e realistica per tutti i processi che riguardano la RFP, dall'inizio alla fine
  • Valutazione ben definita delle proposte 
  • Una classifica basata sull'importanza dei singoli requisiti, concordata tra i team
  • Comunicazione completa di qualsiasi informazione rilevante per i potenziali fornitori 
  • Le domande giuste da porre ai fornitori
  • Chiedi ai fornitori di fornire esempi di lavori già fatti
  • Un esempio di listino prezzi
  • Fornitura di requisiti chiave per flussi di lavoro semplificati
  • Politiche adeguate di protezione dei dati da parte del futuro fornitore
  • Accordi sulle misurazioni dei KPI
  • Monitoraggio costante dei processi, una volta avviata la nuova partnership.

E non dimenticare che puoi scaricare un modello di facile utilizzo con cui lavorare, assieme a questa guida.

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