Améliorer le recrutement de patients pour les essais cliniques grâce à la traduction

Notre client, un important fabricant mondial de produits pharmaceutiques, connaît une croissance exponentielle de ses activités d’essais cliniques dans le monde entier. L’équipe en charge des activités cliniques avait des difficultés à absorber ce surcroît de documentation en suivant les processus existants.

Dans le cadre de ceux-ci, le chef des opérations et de la gestion des ressources (ORM -Operations Recruitment Manager) contactait des responsables d’essais locaux (LTM - Local Trial Managers) pour connaître les documents d’engagement aux essais cliniques requis dans chaque région.

L’ORM coordonnait ensuite les opérations avec l’agence de création pour élaborer les documents et les charger sur le système eTMF du client. Une fois ces documents créés, l’ORM les envoyait à Acolad pour traduction.

Après la traduction, Acolad envoyait les fichiers par e-mail aux LTM pour révision, puis la version finale était adressée à l’ORM. L’ORM chargeait alors les documents sur l’eTMF et les soumettait aux LTM pour validation finale.

• Projet pilote n° 1 : traduction d’essais cliniques dans 24 langues
  Acolad était chargée de piloter l’utilisation du Global Translation Center (portail Internet hébergé par Acolad) sur une étude en 24 langues. L’idée était de rationaliser le flux de travail entre le client et Acolad. Acolad a accompagné le client dans le cadre du déploiement et de la formation de l’équipe pilote sur le portail. L’équipe du client a aussi fourni à Acolad un retour d’expérience pertinent, qui a été pris en considération pour le portail.
• Projet pilote n° 2 : évaluation avec les LTM des documents d’engagement aux essais cliniques en 32 langues
  Un deuxième projet pilote a été lancé sur une étude en 32 langues. Acolad étant chargée de relever avec les LTM les documents d’engagement aux essais cliniques requis. Acolad a aussi collaboré directement avec l’agence de création indépendante pour obtenir les documents à traduire. Acolad a également eu la possibilité d’accéder au système eTMF pour charger et télécharger directement les documents. Enfin, Acolad a travaillé directement avec les LTM dans le cadre de la révision des documents traduits.

• Le temps gagné grâce à l’utilisation du portail a été perceptible quasiment immédiatement. La première étude pilotée a donné lieu à une économie de 65 %.
• L’Operations Recruitment Manager a été libéré de son travail de coordination et a pu dégager du temps précieux pour accepter d’autres études. Le gain en termes d’efficacité du flux de travail a permis de gagner 3 semaines sur le délai d’exécution standard. 
• En fin de compte, le client a reconnu avoir réduit son budget de moitié et gagné 20 à 30 % de temps sur les délais généralement requis par l’équipe pour la production des documents d’étude.
  
  

  Acolad est un partenaire de longue date d’Hitachi Energy, puisque cette collaboration a vu le jour lorsque l’entreprise faisait partie du groupe ABB. Pendant plus de 15 ans, nous avons travaillé ensemble pour mettre au point une solution complète adaptée à leurs besoins uniques en tant que prestataire de services et fabricant international.