Cependant, c’est le système de production personnalisé pour les essais cliniques qui s’est révélé le plus utile pour la solution technologique proposée à Cara.
Ce système a permis à Cara et à l’ORC de définir des workflows spécifiques à l’étude, de suivre le budget et les dépenses, de mesurer les délais d’exécution ainsi que d’autres KPI et de gérer les contacts et les rôles de chacun dans l’étude. C’est aussi dans ce système qu’ont été enregistré les exigences liées à l’étude, les instructions et toutes les informations associées, pour les vérifications finales de conformité. En outre, le système stockait tous les documents en vue de faciliter leur recherche et leur récupération, permettant la gestion complète des titres de protocole dans toutes les langues.
Sur la base de la demande individuelle, chaque document soumis à la traduction a été analysé par le système par rapport à l'étendue originale du travail et a donc été identifié comme étant soit dans l'étendue, soit hors de l'étendue. Tout document considéré comme hors cadre déclenchait une routine d’approbation supplémentaire du côté de Cara.
Le système de production d'études d'Acolad a permis à l'équipe de gérer les délais et d'assurer le respect de l'accord de niveau de service et des indicateurs clés de performance, compilés dans des rapports réguliers.
Des processus certifiés et des ressources dédiées
Les certifications ISO d’Acolad (ISO 9001:2015 et ISO 17100) garantissent d’emblée le plus haut niveau de qualité, avec des processus solides de gestion de la qualité et des risques, mais aussi la constitution d’une équipe dédiée de traducteurs spécialisés aux connaissances cliniques étendues. Fait essentiel pour la qualité, nous ne faisons appel qu’aux traducteurs les plus qualifiés et surveillons constamment la qualité de leur travail.
Une équipe dédiée agile, pour une collaboration optimale
L’étude clinique a aussi bénéficié de la grande expérience de notre équipe dédiée de chefs de projets, notamment en ce qui concerne les résultats déclarés par les patients et la validation linguistique, parties intégrantes de l’étude.
Nous avons créé un environnement de travail agile et flexible en permettant à tous les participants de l’étude de s’intégrer facilement à l’environnement de collaboration indispensable aux essais cliniques. La collaboration directe avec l’ORC de Cara a permis de rationaliser la réception et le transfert des documents de l’étude, en coordonnant précisément les délais et l’organisation. Le chef de projet d’Acolad a créé une relation de travail solide avec les responsables de l’étude chez Cara. La communication s’est donc déroulée de manière optimale entre les trois parties : Cara, l’OCR et Acolad.
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