我们的客户是一家欧洲的大型政府机构，拥有的 52,000 多名员工分布在中央行政部门和 20 多个区域子公司中。
挑战
该政府机构处理多个流程和大量信息以及与利益相关者打交道时，仍然严重依赖纸质方式，并且每年都会收到上千份文件，需要将其转换为数字格式，再导出至适当的渠道。这样一整个流程都是手动开展，换言之，该机构需为其投入大量的人力和财力。
为了提高运营效率，我们的客户需要为此流程采用全新方法。解决方案必须考虑文档和格式种类繁多，以及质量等级千差万别这样的现状。由于有些是数字文件，有些是扫描文件，甚至还有扫描文件的扫描版，每种类型文件的处理方式都各不相同。
解决方案
10 余年来，我们在输入管理解决方案方面做出了久经验证的出色成绩，我们的敏捷项目方法和政府咨询专业知识让 Acolad 成为该项目的首选合作伙伴。
在详细评估客户需求后，借助 OpenText Intelligent Capture 进行简化并加快文档的数字化和导出进程成为显而易见的理想之选。作为 OpenText 认证专家，我们不但能实施 Capture，而且还可更进一步。除了精简现有流程，我们还向最终用户分享所有最佳实践诀窍，并进行相应培训，使其通过充分利用软件而大获裨益。
“作为 OpenText 专家，我们毫不怀疑地选择 Capture。但除了安装该软件，员工培训也很重要，这样他们才有十足信心去使用系统，也不会在适应过程中迷失方向。”
Barbara De Loor
，Daikin Europe 内部沟通官
成果
- 两年内节省了 60 万
- 效率提高了 20 倍
- 完成了逾 20 万份文件的数字化
机器学习技术的运用是优化信息流的关键。自动元数据提取和分类进一步提高了文档处理的自动化程度。得益于这种新方法，我们的客户现可在 10 分钟内处理 100 份文件，相较于之前在相同时间内处理 3 至 5 份文件的低效，现在可算是实现了翻天覆地的增长。这项任务的自动化还大幅减少了手动流程的错误率，从而创造了更简单更友好的工作方式。
据当时预计，采用新系统后，该政府机构到 2020 年底会节约 7.1 万欧元，使 6 万 5 千多份文件完成数字化。2021 年的预测数据看起来则更加喜人，因为客户预计到年底将节省 52 万欧元，并成功完成逾 15 万份文件的数字化。
