Vår kund är en stor europeisk myndighet med över 52 000 anställda fördelade över ett huvudkontor och fler än 20 regionala filialer.
Utmaningen
Den här myndigheten hanterade många processer, intressenter och enorma mängder information, men förlitade sig fortfarande i hög grad på papper. Myndigheten tog emot tusentals dokument varje år som måste digitaliseras och exporteras till lämpliga kanaler. Hela processen genomfördes manuellt, vilket innebar att stora personalresurser och ekonomiska resurser måste läggas på uppgiften.
För att effektivisera verksamheten behövde kunden en ny metod för den här processen. Lösningen måste ta hänsyn till det stora antalet dokument i olika format och av varierande kvalitet. Eftersom vissa dokument var digitala och andra var skanningar eller till och med skanningar av skanningar, måste varje dokumenttyp behandlas på sitt eget sätt.
Lösningen
Våra bevisade resultat under mer än 10 år av arbete med system för hantering av indata, vår smidiga projekthantering och vår erfarenhet av konsulttjänster för myndigheter gjorde Acolad till rätt partner för företaget.
Efter en grundlig utvärdering av kundens behov var OpenText Intelligent Capture ett naturligt val för att förenkla och skynda på digitaliseringen och exporten av dokumenten. Eftersom vi är OpenText-certifierade experter kunde vi implementera Capture, men också gå ett steg längre. Förutom att förenkla de befintliga processerna utbildade vi slutanvändarna och gav dem tips om bästa praxis så att de kunde få ut mesta möjliga av programvaran.
”Som OpenText-experter tvekade vi inte att välja Capture. Men det handlar inte bara om att installera programvaran, det är viktigt att utbilda de anställda så att de känner sig helt trygga i användningen av systemet och inte tappar bort sig i anpassningsprocessen.”
Barbara De Loor
Internal Communications Officer, Daikin Europe
Resultatet
- 600 000 euro i besparingar på två år
- 20 gånger högre produktivitet
- 200 000+ dokument digitaliserade
Användningen av maskininlärningsteknik var avgörande för att optimera informationsflödena. Automatisk extrahering och klassificering av metadata underlättar den automatiserade dokumentbehandlingen ytterligare. Med den här nya metoden kan vår kund nu behandla 100 dokument på mindre än 10 minuter, vilket är en exponentiell ökning från de tre till fem dokument som tidigare behandlades under samma tid. Automatiseringen av den här uppgiften minskade också markant antalet misstag jämfört med de som gjordes med den manuella processen, och skapade ett enklare och mer användarvänligt arbetssätt.
Med det nya systemet beräknas myndigheten ha sparat 71 000 euro och digitaliserat mer än 65 000 dokument till slutet av 2020. Beräkningarna för 2021 ser ännu mer lovande ut: kunden räknar med att ha sparat 520 000 euro och digitaliserat mer än 150 000 dokument till slutet av året.
