En ny intranätupplevelse hos en ledande apotekskedja

Läs mer om hur vi skapade ett användarvänligt intranät för att förbättra samarbetet inom Multipharma Group. Detta skapade en grund som hjälpte bolaget att bibehålla sin marknadsposition. 

 


Multipharma Group är en ledande apotekskedja för läkemedel med huvudkontor i Bryssel. Den grundades som ett kooperativ för mer än 100 år sedan och har växt stadigt sedan dess. Företagets mission är att förse befolkningen med bästa möjliga hälsovårdsprodukter. Som största läkemedelsdistributör i Belgien innehåller företagets nätverk 300 traditionella och kommersiella apotek med en årlig omsättning på 400 miljoner euro.

Utmaningen

  • Stel intranätplattform
  • Avsaknad av flexibilitet för anpassningar
  • Komplex användarupplevelse
  • Varierade profiler för olika målgrupper
  • Utspridd och flerspråkig arbetsstyrka

Multipharmas intranätplattform uppfyllde inte på långa vägar kraven som ställs på en modern intranätplattform. Utseendet och känslan var inte längre tilltalande och det var svårt att navigera bland informationen.

Det var även svårt att hantera verktyget, och att lägga till nytt innehåll eller uppdatera befintliga sidor var komplicerat och krävde tekniska kunskaper. Naturligtvis var detta intranät inte smidigt och det krävdes improvisation för att hantera två språk (nederländska och franska).

Detta resulterade i ett opersonligt och statiskt intranät med begränsade uppdateringar. Svårigheten att hitta användbar information och bristen på funktioner för ett effektivt samarbete ledde till en enorm mängd e-postmeddelanden. Användarna undvek helt enkelt att använda plattformen. 

Medan Multipharma utforskade de olika alternativen för att uppdatera sitt intranät, besökte tre medlemmar från deras IT-team och interna kommunikationsteam vår workshop kring nästa generations intranät i Leuven i Belgien.

Nytt intranät för Multipharma: Viktiga funktioner

  • Riktade nya flöden med olika uppdateringar beroende på plats
  • Varningar och meddelanden på hemsidan för information i realtid 
  • Flexibel webbplatsarkitektur som kan hanteras av intranätets ägare
  • Flerspråkigt – Multipharma har verksamhet i Belgien, så tvåspråkighet på nederländska och franska är ett måste 
  • Interaktiv megameny för att organisera navigeringen i intranätportalen 
  • Kontorssidor och butiksregister med allmän information och bilder om varje försäljningsställe 
  • Vem är vem, ett personalregister med sökmotor för anställda
  • Arbetsdokument och procedurer med enkel versionskontroll via SharePoint 
  • Evenemangshubb med kalendervy och integrering av Outlook-kalender
  • Kraftfull sökmotor enkelt tillgänglig från varje intranätsida
  • Varumärkesanpassning och stil helt i linje med Multipharmas företagsidentitet (teckensnitt, logotyper, paletter, bilder m.m.)
Vårt mål var att erbjuda alla anställda en kraftfull och funktionsrik digital arbetsplatsplattform, och det fick vi tack vare Acolad och Valo. Genom att stärka vår personal anser vi att vårt nya intranät kan ge en bättre kund- och patientupplevelse, tillsammans med bättre övergripande servicenivåer.

Christof Pelgrims
Internal Communications Coordinator, Multipharma

Lösningen

Efter workshopen var Multipharmas team övertygade om att ett färdigt intranät var det bästa alternativet. Med möjlighet att snabbt förbättra den nya portalen och samtidigt säkerställa användaracceptansen för olika avdelningar och platser, var Valo den stabila och framtidssäkra intranätlösning som bolaget letat efter. Dess rikliga uppsättning färdiga funktioner lade en stabil grund, men Valos lösning erbjöd också möjligheten att ytterligare anpassa portalen enligt Multipharmas krav. 

Framför allt måste ett specifikt krav från Multipharma uppfyllas: en separat hemsida för personer som arbetar vid huvudkontoret och en för dem som arbetade vid kontoren i nätverket. Vi levererade framgångsrikt en smart lösning med personanpassat innehåll. Genom att registrera ett attribut för arbetsplatsen i Active Directory med information om funktion, service och plats, kan intranätets nyhetsartiklar nu inriktas mot specifika personalgrupper. 

Ännu viktigare än att förändra utseendet på Multipharmas intranät var att vi ändrade dess ”känsla”. Intranätchefer, innehållsskapare och alla anställda fick den användarvänlighet de behövde.

Vi är stolta över att ha varit del av Multipharmas transformationsresa och är säkra på att de med sitt nya intranät är väl förberedda att växa ytterligare i sin roll som apoteksspecialister.

Tom Laureys
Solution Manager ECM, Acolad

Resultatet

  • Ökat engagemang hos de anställda 
  • Centraliserad kommunikation mellan huvudkontoret och apoteken
  • Anpassade digitala arbetsplatser 
  • Färre operativa e-postmeddelanden

Med stöd av Valos intranätlösning och våra anpassningar fungerar koncernens nya intranät som en ryggrad för kommunikation både inom och mellan alla företagets kontor och försäljningsställen, vilket förbättrar samarbetet mellan teamen. 

De 1 700 anställda kan få åtkomst till globala företagsmeddelanden och anpassad information i enlighet med deras arbetsplats, roll och önskat språk – allt innehåll på intranätet finns tillgängligt på landets båda offentliga språk, nederländska och franska.

Det finns också en nyhetssida, ett kraftfullt personalregister, ett digitalt bibliotek och länkar till koncernens affärsverktyg och applikationer, till exempel Multipharmas utbildningscenter. På apotekens hemsida får personalen information om allt som behöver hända i butiken under dagen, aktiva produktkampanjer, information om returer, besök från delegationer och mycket annat.

Eftersom förenklat samarbete är viktigt för Multipharmas tillväxtstrategi, erbjuder det nya intranätet en perfekt grund för att koncernen ska kunna bibehålla sin marknadsposition. 

Vill du göra företagets interna kommunikation till en modern upplevelse för alla användare?