O nosso cliente é uma agência governamental europeia de grande dimensão, com mais de 52 000 colaboradores distribuídos por uma administração central e mais de 20 filiais regionais.
O desafio
Lidando com inúmeros processos, partes interessadas e uma enorme quantidade de informação ainda muito dependente do papel, esta agência governamental recebe anualmente milhares de documentos que precisam de ser digitalizados e exportados para os canais apropriados. Todo este processo estava a ser realizado manualmente, absorvendo uma grande parte de recursos humanos e financeiros.
Para operar com maior eficiência, o nosso cliente precisava de uma nova abordagem a este processo. A solução tinha de ter em conta a vasta gama de documentos e formatos, com diferentes graus de qualidade. Como alguns eram documentos digitais, outros digitalizações ou mesmo digitalizações de digitalizações, cada tipo de documento precisava de ser processado de uma forma diferente.
A solução
O nosso histórico de mais de 10 anos de experiência com soluções de gestão de entrada de dados, a nossa abordagem ágil do projeto e a nossa experiência em consultoria governamental fizeram da Acolad o parceiro certo para este projeto.
Após uma avaliação completa das necessidades do cliente, a escolha do OpenText Intelligent Capture para simplificar e acelerar a digitalização e exportação de documentos foi óbvia. Ser peritos certificados OpenText permitiu-nos implementar o Capture, mas também ir mais longe. Além de racionalizar os processos existentes, demos formação e partilhámos todas as dicas de boas práticas com os utilizadores finais, para que estes pudessem tirar o máximo partido do software.
“Como especialistas em OpenText, não tivemos dúvidas quando se tratou de escolher o Capture. Mas mais do que instalar este software, é importante formar os colaboradores para que se sintam 100 % confiantes na utilização do sistema e não se percam no processo de adaptação".
Barbara De Loor
Responsável pelas comunicações internas, Daikin Europe
O resultado
- Poupança de 600 000 euros em 2 anos
- Aumento de produtividade em 20x
- Mais de 200 000 documentos digitalizados
A utilização de aprendizagem assistida por tecnologia foi fundamental para otimizar os fluxos de informação. A extração e classificação automática de metadados automatiza ainda mais o processamento de documentos. Com esta nova abordagem, o nosso cliente pode agora processar 100 documentos em menos de 10 minutos, um aumento exponencial dos anteriores 3 a 5 documentos processados no mesmo espaço de tempo. A automatização desta tarefa também reduziu bastante os erros cometidos durante o processo manual, criando uma forma de trabalho mais simples e de mais fácil utilização.
Com o novo sistema, estima-se que esta agência governamental tenha poupado 71 000 euros e digitalizado mais de 65 000 documentos até ao final de 2020. As estimativas para 2021 parecem ainda mais promissoras, pois o nosso cliente espera ter poupado 520 000 euros e digitalizado com sucesso mais de 150 000 documentos até ao final do ano.
