Procesautomatisering: OpenText Intelligent Capture voor een overheidsinstantie

Ontdek hoe wij OpenText Intelligent Capture implementeerden bij een grote Europese overheidsinstantie en zo een gebruiksvriendelijke werkmethode creëerden.


Onze klant is een groot Europees overheidsagentschap met meer dan 52.000 werknemers die verspreid zijn over een centrale administratie en meer dan 20 regionale afdelingen.


De uitdaging

Dit overheidsagentschap behandelt talrijke processen, belanghebbenden en een grote hoeveelheid informatie die nog steeds erg afhankelijk is van papier en ontvangt jaarlijks duizenden documenten die gedigitaliseerd moeten worden en geëxporteerd moeten worden naar de gepaste kanalen. Dit hele proces werd handmatig uitgevoerd en hierdoor moest er een groot deel van de personele en financiële middelen aan toegewezen worden.

Met het oog op een efficiëntere werkmethode had onze klant een nieuwe aanpak van dit proces nodig. De oplossing moest rekening houden met de brede waaier aan documenten en formaten, met uiteenlopende kwaliteitsniveaus. Omdat sommige documenten digitale documenten waren en andere documenten scans of zelfs scans van scans moest elk type document op een andere manier behandeld worden.

De oplossing

Dankzij de werkervaring van meer dan 10 jaar op het gebied van inputmanagementoplossingen, de flexibele projectaanpak en de expertise inzake overheidsconsulting was Acolad, de perfecte partner voor dit project.

Na een grondige evaluatie van de behoeften van de klant was OpenText Intelligent Capture de aangewezen keuze om de digitalisering en de export van documenten te vereenvoudigen en te versnellen. Als OpenText-gecertificeerde deskundigen waren wij niet enkel in staat om Capture te implementeren, maar ook om een stap verder te gaan. Naast het stroomlijnen van de bestaande processen zorgden wij voor de training van de eindgebruikers en deelden wij al onze praktische tips zodat zij onze software optimaal konden benutten.

"Als OpenText-deskundigen zagen wij Capture als de voor de hand liggende keuze. Maar naast de installatie van deze software is het ook belangrijk om werknemers op te leiden, zodat zij volledig vertrouwd zijn met het gebruik van het systeem en zich niet verloren voelen in het aanpassingsproces.

Barbara De Loor
Internal Communications Officer, Daikin Europe

Het resultaat

  • 600.000 bespaard in 2 jaar
  • 20x meer productiviteit
  • meer dan 200.000 gedigitaliseerde documenten

Het gebruik van technologie op het gebied van machinaal leren was essentieel om de informatiestromen te optimaliseren. De automatische extractie en classificatie van metadata zorgt voor een geautomatiseerde documentverwerking. Deze nieuwe aanpak stelde onze klant in staat om 100 documenten te verwerken in minder dan 10 minuten. Dit is een aanzienlijke toename, aangezien voorheen in dezelfde tijd slechts 3 tot 5 documenten werden verwerkt. De automatisering van deze taak zorgde ook voor een aanzienlijke vermindering van de fouten die werden gemaakt tijdens het handmatige proces. Hierdoor kwam een gemakkelijkere en gebruiksvriendelijkere werkmethode tot stand.

Tegen eind 2020 zal dit overheidsagentschap naar schatting 71.000 euro hebben bespaard en meer dan 65.000 documenten hebben gedigitaliseerd dankzij het nieuwe systeem. Voor 2021 zien de ramingen er zelfs nog beter uit: onze klant verwacht tegen het einde van het jaar een besparing van 520.000 euro en een succesvolle digitalisering van 150.000 documenten.

Wil jij jouw processen graag automatiseren?

Onze teams helpen je de oplossing te vinden die het best bij jou past. Praat met ons!