Een nieuwe intranetervaring voor vooraanstaand apotheekbedrijf

Ontdek hoe wij een gebruiksvriendelijk intranet creëerden voor betere samenwerking binnen de Multipharma Group en zo de perfecte basis bieden om hun marktpositie te behouden. 

 


De Multipharma Group is een toonaangevende apotheekketen met hoofdkantoor in Brussel. Het bedrijf werd meer dan 100 jaar geleden opgericht als een coöperatieve vennootschap en is sindsdien gestaag gegroeid. Het heeft als missie mensen de beste gezondheidszorgproducten aan te bieden. Momenteel heeft het netwerk, als grootste aanbieder van geneesmiddelen in België, 300 traditionele en retailapotheken die samen goed zijn voor een jaarlijkse omzet van 400 miljoen euro.

De uitdaging

  • Rigide intranetplatform
  • Gebrek aan flexibiliteit voor aanpassingen
  • Complexe gebruikerservaring
  • Diverse publieksprofielen
  • Verspreid, meertalig personeel

Het intranetplatform van Multipharma voldeed helemaal niet aan de eisen van een modern intern portaal. De look-and-feel was niet meer aantrekkelijk en de informatie was moeilijk te navigeren.

Zelfs de authoringervaring was moeilijk te beheren. Het toevoegen van nieuwe inhoud en het updaten van bestaande pagina’s was ingewikkeld en vereiste technische kennis. Het spreekt voor zich dat het intranet niet responsief was en dat het beheer van twee talen (Nederlands en Frans) de nodige improvisatie vereiste.

Dit resulteerde in een onpersoonlijk, statisch intranet met beperkte updates. De moeilijkheid om nuttige informatie te vinden en de inefficiënte onderlinge samenwerking leidden tot een overvloed aan e-mailberichten. Uiteindelijk begonnen werknemers het platform zelfs te vermijden. 

Terwijl Multipharma de mogelijkheden onderzocht om hun intranet te vernieuwen, namen drie leden van hun IT- en internecommunicatieteams deel aan onze workshop over intranetten van de volgende generatie in Leuven, België.

Nieuw Multipharma-intranet: hoofdkenmerken

  • Gerichte nieuwsfeeds met verschillende updates afhankelijk van de locatie
  • Alarmen en homepagemeldingen voor liveaankondigingen 
  • Flexibele sitearchitectuur die kan worden beheerd door de eigenaars van het intranet
  • Meertalig - Multipharma is actief in heel België, dus is tweetaligheid in het Nederlands en Frans een must 
  • Interactief megamenu om de navigatie van het intranetportaal te organiseren 
  • Kantoorpagina's en winkelgids met algemene informatie en foto's over elk verkooppunt 
  • "Who’s who", de add-on People Directory en zoekmachine voor werknemers
  • Werkdocumenten en procedures met eenvoudig versiebeheer via SharePoint 
  • Event hub met kalenderweergave en Outlook-kalenderintegratie
  • Krachtige zoekmachine die vanaf elke intranetpagina gemakkelijk toegankelijk is
  • Branding & styling volledig in lijn met de huisstijl van Multipharma (lettertypes, logo’s, paletten, beeldmateriaal enz.)
Ons doel was om al onze medewerkers een krachtig digitaal werkplekplatform met een groot aantal functies te bieden, en Acolad en Valo hebben dit mogelijk gemaakt. Door ons personeel meer mogelijkheden te bieden, zijn wij ervan overtuigd dat ons nieuwe intranet een betere klant- en patiëntervaring en een betere algemene dienstverlening tot stand zal brengen!

Christof Pelgrims
Internal Communications Coordinator, Multipharma

De oplossing

Na de workshop was het team van Multipharma ervan overtuigd dat een kant-en-klaar intranet de ideale oplossing was. Met de mogelijkheid om snel een nieuw portaal te implementeren en tegelijkertijd de gebruikersacceptatie voor hun verschillende afdelingen en locaties te garanderen, was Valo de solide en toekomstbestendige intranetoplossing waar ze naar op zoek waren. Valo bood een uitgebreide reeks out of the box functies, maar ook mogelijkheden om het portaal verder aan te passen aan de eisen van Multipharma. 

Bovenal moest worden voldaan aan een speciale eis van Multipharma: een aparte homepage voor mensen die op het hoofdkantoor werken en voor degenen die in de netwerkkantoren werken. Wij hebben met succes een slimme oplossing met gepersonaliseerde content aangeboden. Door een werkplekkenmerk in de Active Directory te registreren – met functie-, dienst- en locatiegegevens – kunnen nieuwsberichten op het intranet nu op specifieke doelgroepen worden gericht. 

Nog belangrijker dan het verbeteren van het uiterlijk van het intranet van Multipharma was dat we de "feel" ervan veranderden. Intranetbeheerders, contentcreators en alle medewerkers konden genieten van het gebruiksgemak dat ze nodig hadden.

Wij zijn er trots op deel uit te maken van het transformatietraject dat Multipharma heeft afgelegd en wij hebben er alle vertrouwen in dat ze met hun nieuwe intranet klaar zijn om nog verder te groeien als farmaceutische specialisten.

Tom Laureys
Solution Manager ECM, Acolad

Het resultaat

  • Grotere betrokkenheid van werknemers 
  • Gecentraliseerde communicatie tussen hoofdkantoor en apotheken
  • Aangepaste digitale werkruimten 
  • Minder operationele e-mails

Dankzij de Valo Intranet-oplossing en ons maatwerk fungeert het nieuwe intranet van de groep als de ruggengraat van de communicatie, zowel binnen als tussen alle locaties van het bedrijf. Hierdoor wordt de samenwerking tussen de teams verbeterd. 

De 1.700 werknemers krijgen toegang tot de algemene mededelingen van het bedrijf, terwijl ze ook gepersonaliseerde informatie ontvangen op basis van hun locatie, functie en voorkeurstaal. Alle inhoud van het intranet is beschikbaar in de twee officiële landstalen, Nederlands en Frans.

Er is ook een nieuwskiosk, een handige personenlijst, een digitale bibliotheek en koppelingen naar de bedrijfstools en -apps van de groep, zoals het opleidingscentrum van Multipharma. Op de homepage van de apotheken wordt het personeel op de hoogte gehouden van alles wat er die dag moet gebeuren in de winkel, actieve productpromoties, retourinformatie, bezoeken van afgevaardigden en nog veel meer.

Met een vereenvoudigde samenwerking als belangrijk onderdeel van de groeistrategie van Multipharma biedt hun nieuwe intranet de perfecte basis voor de groep om hun marktpositie te behouden. 

Wil jij jouw interne communicatie graag omzetten naar een moderne ervaring voor alle gebruikers?