Séché Environnement: Un approccio collaborativo per produrre relazioni annuali multilingue

• Il rapporto annuale URD cresce in lunghezza di anno in anno, quindi la sua gestione sta diventando sempre più dispendiosa in termini di tempo

• Il numero dei collaboratori è in crescita con l'intervento di collaboratori interni (consolidamento, CSR, legale) ed esterni: grafici, traduttori, partner XBRL

• Pubblicazione della versione tradotta in inglese con un notevole ritardo rispetto alla versione francese dell'anno precedente

In qualità di società per azioni internazionale quotata alla Borsa di Parigi, Séché Environnement è tenuta a redigere entro una determinata scadenza un rapporto annuale, noto anche come documento di registrazione universale (URD), per ogni anno finanziario.  

Con una vasta gamma di investitori in tutto il mondo, deve produrre un URD non solo in francese, ma anche in inglese. Pertanto, da quando è diventata società per azioni nel 1997, Séché ha collaborato con Acolad per la traduzione di questo documento.

Tuttavia, i crescenti requisiti in termini di contenuti degli URD e la necessità di ulteriori contributori rendono la redazione del rapporto sempre più dispendiosa, anno dopo anno. 

Di conseguenza, tra il completamento della versione francese (lingua principale) e la successiva traduzione e revisione, trascorreva più di un mese (tempistica lungi dall’essere ideale), con l’intervento di altri intermediari, come le agenzie di grafica. 

Inoltre, Séché sapeva che c'era bisogno di essere più efficienti, più collaborativi e consentire agli esperti in materia sia di intervenire in modo più diretto che di lavorare simultaneamente sul documento. 

Consapevole del fatto che la partnership esistente non soddisfaceva tutte le necessità di Séché, Acolad, in qualità di partner globale per i contenuti, ha individuato un'opportunità per semplificare il processo e fornire a Séché soluzioni di produzione e di localizzazione degli URD.

Acolad ha utilizzato Pomdoc Pro (una tecnologia Pomelo Paradigm) come base per uno strumento collaborativo per la produzione di contenuti personalizzabile, che consente di eseguire la traduzione e la revisione parallelamente alla creazione dei contenuti. Ciò permette la progressiva finalizzazione del documento nel layout/output desiderato in un breve lasso di tempo. 

Per aiutare Séché a soddisfare i requisiti normativi, Acolad ha personalizzato i modelli di contenuto della piattaforma in base agli standard URD e all'identità visiva, alle linee guida e alla tipografia del brand. 

Inoltre, la piattaforma è facilmente accessibile online, consente la responsabilizzazione e offre l’opportunità di lavorare in condivisione senza limiti al numero di utenti. 

Una volta che le informazioni sono state predisposte nella piattaforma, Séché ha organizzato un workshop interno con tutti i contributori in modo che potessero continuare la redazione del rapporto in autonomia nei rispettivi ambienti di lavoro. 

Allo stesso tempo, un team di soluzioni finanziarie di Acolad ha monitorato l'intero progetto dalla A alla Z, coordinandosi con Séché.

• Produzione degli URD 10 volte più veloce
  
• Servizi di creazione, traduzione e revisione dei contenuti in un'unica piattaforma
  
• Attestazioni di revisione legale dei conti più rapide
  
• Conformità automatica agli standard degli URD e alle linee guida del brand 
  
• Gestione autonoma dei report da parte dei redattori di Séché Environment
  

Grazie alla piattaforma e ai processi collaborativi, Acolad è stata in grado di consegnare la versione inglese del rapporto URD di Séché quasi contemporaneamente alla versione francese originale, appena 2-3 giorni dopo, con un risparmio di tempo di oltre un mese. Questo risultato ha contribuito a rafforzare l'immagine tra gli investitori di lingua inglese, dato che per loro è molto importante poter accedere alle stesse informazioni di cui dispongono gli investitori francesi.

Una delle principali preoccupazioni di Séché prima dell'implementazione della piattaforma era la produzione dell'aspetto visivo, per il quale l’azienda richiedeva l'intervento di agenzie di grafica esterne. La soluzione di Acolad ha permesso di soddisfare le esigenze grafiche e di design di Séché in un lasso di tempo molto più breve (ed economico), con i grafici di Acolad inclusi fin dall’inizio del processo di collaborazione.

Per i team coinvolti, è un processo molto più intuitivo, come spiega Manuel Andersen, Séché Environment Investor Relations Manager: “Adesso possiamo esportare direttamente il contenuto da tradurre in formato XLIFF, pertanto il traduttore può lavorare nel suo ambiente abituale e, al termine, noi possiamo reintegrare la traduzione direttamente nello strumento. Visto che il layout viene eseguito automaticamente in quella fase, il documento tradotto è già nel formato di origine formattato all'inizio del processo. È completamente diverso dal copia e incolla, molto più sbrigativo, un enorme risparmio di tempo.”