Il nostro cliente è un'agenzia governativa europea di grandi dimensioni, con oltre 52.000 dipendenti distribuiti tra un'amministrazione centrale e oltre 20 sedi regionali.
La sfida
A causa dell'elevata quantità di processi, parti interessate e informazioni ancora fortemente dipendenti dalla carta, questa agenzia governativa riceve ogni anno migliaia di documenti che devono essere digitalizzati ed esportati verso i canali appropriati. L'intero processo veniva condotto manualmente, il che significava destinare ad esso gran parte del personale e dei fondi.
Per poter operare in modo più efficiente, il nostro cliente aveva bisogno di un nuovo approccio. La soluzione doveva tenere conto dell'ampia gamma di documenti e formati, con vari gradi di qualità. Dato che alcuni erano documenti digitali e altri scansioni o addirittura scansioni di scansioni, ogni tipo di documento doveva essere elaborato in un modo diverso.
La soluzione
Grazie a oltre 10 anni di lavoro sulle soluzioni per la gestione degli input, a un agile approccio progettuale e a una lunga esperienza nell'ambito della consulenza per i governi, Amplexor, una società Acolad, è stata selezionata come partner per questo progetto.
Dopo un'approfondita valutazione delle esigenze del cliente, per semplificare e velocizzare la digitalizzazione e l'esportazione dei documenti è stato scelto senza alcuna esitazione OpenText Intelligent Capture. Essere esperti certificati OpenText ci ha permesso di implementare Capture, ma anche di andare oltre. Oltre a semplificare i processi esistenti, abbiamo formato gli utenti finali condividendo con loro tutti i suggerimenti sulle migliori pratiche, in modo che potessero ottenere il massimo dal software.
"In quanto esperti di OpenText, non abbiamo avuto dubbi quando si è trattato di scegliere Capture. Ma, più che installare il software, è importante formare i dipendenti in modo che si sentano sicuri al 100% nell'utilizzo del sistema e non si perdano nel processo di adattamento".
Barbara De Loor
Internal Communications Officer, Daikin Europe
Il risultato
- 600.000 EUR di risparmio in 2 anni
- Produttività aumentata di 20 volte
- Oltre 200.000 documenti digitalizzati
L'uso della tecnologia di apprendimento automatico è stato fondamentale per ottimizzare i flussi di informazioni. L'estrazione e la classificazione automatiche dei metadati automatizzano ulteriormente l'elaborazione dei documenti. Con questo nuovo approccio, il nostro cliente è ora in grado di elaborare 100 documenti in meno di 10 minuti, un aumento esponenziale rispetto ai 3-5 documenti elaborati in precedenza nello stesso lasso di tempo. L'automazione di questa attività ha anche ridotto significativamente gli errori commessi durante il processo manuale, favorendo una modalità di lavoro più semplice e intuitiva.
Con il nuovo sistema, si stima che entro fine 2020 questa agenzia governativa avrà risparmiato 71.000 EUR e digitalizzato oltre 65.000 documenti. Le stime per il 2021 sembrano ancora più promettenti, poiché il nostro cliente prevede di risparmiare 520.000 EUR e digitalizzare oltre 150.000 documenti entro la fine dell'anno.
