Acolad collabora da oltre 16 anni con due grandi organizzazioni di ricerca clinica (CRO) per rispondere alle loro esigenze di traduzione di studi clinici. La partnership è iniziata in piccolo, con 4 studi clinici in 35 lingue, ma il successo degli studi pilota e la collaborazione con i responsabili degli studi l'hanno enormemente rafforzata.
Nel corso degli anni, grazie alla gestione proattiva degli account e all'implementazione di tecnologie e processi personalizzati, Acolad ha supportato la crescita delle CRO creando un programma su misura per risolvere le diverse sfide degli studi clinici.
La sfida
Durante tutto l'arco della nostra collaborazione, le CRO nostre clienti hanno registrato una grande crescita grazie alle acquisizioni e alla domanda globale. Attualmente, Acolad gestisce oltre 250 studi clinici di fase 1-4 all'anno. Nel 2021 sono state tradotte 57.298.051 parole in oltre 200 lingue, lavorando con oltre 1.500 richiedenti. Questa crescita ha richiesto servizi linguistici globali scalabili, con tempistiche sempre più compresse. La complessità e il numero di trial clinici ha raggiunto il volume di 55 richieste al giorno, che possono includere fino a 40 lingue e centinaia di file ciascuna.
Acolad ha ricevuto il compito di gestire questa grande complessità ed enormi volumi di documenti in base a KPI ambiziosi in termini di scadenze e qualità. Gli obiettivi di qualità sono stati definiti in base al numero di modifiche alla traduzione dovute a problemi linguistici (<2%) e a problemi di qualità minori (<3%), maggiori (<2%) e critici (<0,25%).
Oltre alla crescita dei volumi, alla maggiore complessità e ai KPI ambiziosi, Acolad ha dovuto fare i conti anche con numerosi tipi di file (inclusi i PDF scansionati con testo scritto a mano e file MS Word) e di pubblico: contenuti destinati ai medici e altri destinati ai pazienti delle più svariate latitudini e con diversi background socio-culturali.
La soluzione
Il rapporto di fiducia instauratosi fin dalle prime collaborazioni ha permesso team account di Acolad di lavorare a stretto contatto con i leader dello studio e di crescere assieme ai nostri clienti. Questo è stato possibile grazie alla strategia di localizzazione messa a punto specificamente per le CRO, che include le più recenti tecnologie linguistiche e relative ai contenuti, nonché processi e risorse di traduzione su misura per studi clinici e certificati ISO.
Tecnologie linguistiche e per i contenuti
La combinazione della tecnologia OCR per il riconoscimento ottico dei caratteri (ABBYY FineReader e OmniPage) e delle competenze nel desktop publishing (MS Word, InDesign) ci consente di gestire in modo efficiente i documenti PDF scansionati e di ricreare i formati di file quando i file di lavoro originali non sono disponibili.
Nel corso degli anni, Acolad ha sviluppato dei flussi di lavoro specifici per rendere questa trasformazione più agile ed efficiente. L'uso di template per tipo di documenti (ad es. i report di laboratorio) facilita la creazione di documenti partendo da file PDF scansionati.
Inoltre, Acolad ha implementato una tecnologia in grado di garantire la produzione di volumi e complessità crescenti senza per questo sacrificare la qualità. Oltre all'applicazione standard della memoria di traduzione e allo sviluppo di glossari terminologici personalizzati, Acolad utilizza l'automazione della garanzia di qualità nei propri processi produttivi al fine di assicurarsi che i requisiti di terminologia e formattazione siano soddisfatti.
Un sistema di produzione su misura per le sperimentazioni cliniche globali
La soluzione tecnologica più significativa che Acolad Life Sciences ha sviluppato per le CRO è un sistema di produzione su misura per gli studi clinici. Attraverso tale sistema di produzione, i clienti possono:
Definire flussi di lavoro specifici per ogni studio
Monitorare il budget e la spesa
Tenere traccia dei tempi di consegna e di altri KPI
Gestire tutti i contatti dello studio e i loro ruoli
Conservare i requisiti e le istruzioni di ogni studio per un controllo finale di conformità
Archiviare e cercare facilmente tutti i materiali degli studi clinici, inclusi i titoli dei protocolli in tutte le lingue
In base alla richiesta, al tipo di documento e all'ambito dello studio, il sistema può facilmente identificare le richieste che possono entrare direttamente in produzione e quelle che richiedono un preventivo e un'approvazione a parte. Il nostro sistema di produzione per la sperimentazione clinica ci permette inoltre di gestire le scadenze garantendo il rispetto delle stesse e dei KPI concordati, oltre che di generare report dei KPI.
Processi e risorse in materia di qualità
Acolad ha sviluppato una serie di processi certificati ISO (ISO 9001:2015 e ISO 17100) per le sperimentazioni cliniche. Tra questi figurano solidi processi di gestione della qualità e del rischio.
Oltre ai processi collaudati per la sperimentazione clinica, Acolad ha creato anche un team dedicato di traduttori specializzati con una solida esperienza clinica. Il nostro processo di reclutamento e selezione garantisce l'assunzione solo dei linguisti più qualificati e il costante monitoraggio della qualità delle loro traduzioni.
Anche il nostro team dedicato di project management in Europa, Nord America e Asia ha acquisito una vasta esperienza nell'ambito degli studi clinici. I suoi membri si tengono al passo con tutte le tendenze e le modifiche a livello normativo, adattando i processi per garantire continuamente la conformità.
Il risultato
Grazie al continuo impegno dimostrato nei confronti delle CRO e della flessibilità rispetto alle variazioni di volume, complessità e requisiti normativi, Acolad è stata in grado di crescere insieme ai propri clienti garantendo la scalabilità e un'elevata qualità. Facciamo tutto questo rispettando sempre i requisiti e i KPI, oltre che garantendo la massima trasparenza. I nostri obiettivi di qualità, per quanto ambiziosi, vengono costantemente raggiunti, se non superati.
Grazie a questo impegno nei confronti dei nostri clienti CRO, siamo in grado di adeguarci ai requisiti delle nuove normative (come il Regolamento europeo sulle sperimentazioni cliniche (CTR) 536/2014) che prevedono volumi maggiori di contenuti con scadenze più strette. I nostri strumenti, processi e competenze ci consentono di soddisfare facilmente i requisiti della nuova normativa continuando a garantire innovazione e servizi anche in futuro.
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