Notre client est une agence gouvernementale européenne de grande envergure, qui emploie plus de 52 000 personnes réparties entre une administration centrale et plus de 20 antennes régionales.
Le défi
Cet organisme devait composer avec de nombreux acteurs et process, ainsi qu'une quantité considérable de données, la plupart toujours sur papier. Il recevait chaque année des milliers de documents qui devaient être numérisés et exportés vers les canaux appropriés. Toutes les étapes de travail étaient exécutées manuellement, ce qui nécessitait d'y consacrer une grande partie des ressources humaines et financières.
Pour être plus efficace, notre client devait revoir son approche du processus. La solution devait prendre en compte un vaste éventail de documents et de formats, de qualité variable. Comme les flux entrants comprenaient aussi bien des formats électroniques natifs que des scans, voire des numérisations de documents scannés, chaque type de document nécessitait un traitement différent.
La solution
Notre expérience de plus de 10 ans dans le domaine des solutions de gestion des flux entrants, notre approche de projet agile et notre expertise en matière de conseil aux agences gouvernementales ont fait d'Acolad, le partenaire idéal pour ce projet.
Après une évaluation minutieuse des besoins du client, OpenText Intelligent Capture est apparu comme le choix évident pour simplifier et accélérer la numérisation et l'exportation des documents. En tant qu'experts certifiés OpenText, nous avons pu mettre en œuvre Capture, mais également aller plus loin. Outre la rationalisation des process existants, nous avons formé les utilisateurs finaux et leur avons donné tous les conseils relatifs aux meilleures pratiques, afin de leur permettre de tirer le meilleur parti du logiciel.
« En notre qualité d'experts OpenText, nous n'avions aucun doute sur le fait que Capture était la solution à retenir. Mais ce qui importe plus encore que l'installation du logiciel, c'est de former les employés pour qu'ils se sentent parfaitement à l'aise avec le système et ne se sentent pas perdus durant la période de transition. »
Barbara De Loor
Internal Communications Officer, Daikin Europe
Le résultat
- 600 000 € d'économies en 2 ans
- 20x plus de productivité
- +200 000 documents numérisés
L'utilisation de la technologie d'apprentissage automatique a été déterminante pour optimiser les flux d'informations. L'extraction et la classification automatiques des métadonnées permettent d'automatiser encore davantage le traitement des documents. Grâce à cette nouvelle approche, notre client a considérablement augmenté sa productivité : 100 documents traités en moins de 10 minutes contre 3 à 5 documents dans le même temps auparavant. L'automatisation de cette tâche a également permis de réduire considérablement les erreurs commises au cours du processus manuel. La nouvelle méthode de travail étant plus simple et plus conviviale.
D'après les estimations, cette administration a économisé 71 000 euros et numérisé plus de 65 000 documents en 2020 avec le nouveau système. Les prévisions pour 2021 semblent encore plus prometteuses, puisque notre client prévoit d'économiser 520 000 euros et de numériser plus de 150 000 documents sur l'année.
