Le groupe Multipharma est un acteur majeur dans le commerce de détail de produits pharmaceutiques. Son siège social est établi à Bruxelles. Fondée sous la forme d'une coopérative il y a plus de 100 ans, la société n'a cessé de se développer depuis, en se donnant pour mission de fournir les meilleurs produits de santé à la population. Elle est aujourd'hui le plus grand distributeur de produits pharmaceutiques de Belgique avec un réseau de 300 officines traditionnelles et points de vente enregistrant un chiffre d'affaires annuel de 400 millions d'euros.
Le défi
- Plateforme intranet rigide
- Manque de flexibilité en termes de personnalisation
- Expérience utilisateur complexe
- Profils cibles variés
- Personnel multilingue dispersé
La plateforme intranet de Multipharma était en complet décalage avec les exigences actuelles d'un portail interne. Son design était devenu obsolète et il était difficile d'y trouver les informations recherchées.
Même l'expérience de création était devenue difficile à gérer. La création de contenus ou la mise à jour de pages existantes demandaient beaucoup d'efforts et un certain bagage technique. Il va sans dire que l'intranet n'était pas réactif et que la gestion bilingue français/néerlandais comportait une part d'improvisation.
Conséquence logique, le portail était statique et impersonnel avec des mises à jour limitées. Il rendait la navigation fastidieuse et la collaboration entre les services inefficace, d'où des messageries inondées d'e-mails. Peu à peu, les employés ont commencé à se détourner de la plateforme.
Multipharma était justement en train de réfléchir à la refonte de son intranet lorsque trois membres de ses services Informatique et Communication interne ont participé à notre atelier sur les intranets de nouvelle génération à Louvain en Belgique.
Nouvel intranet de Multipharma : fonctionnalités clés
- Fil d'actualité ciblé avec des mises à jour différentes en fonction de la localisation
- Alertes et notifications sur la page d'accueil pour les annonces en direct
- Architecture de site flexible qui peut être gérée par les propriétaires de l'intranet
- Bilinguisme : Multipharma est une société belge, il est donc impératif qu'elle puisse publier à la fois en néerlandais et en français
- Menu interactif avec un grand nombre d'éléments pour structurer la navigation dans le portail intranet
- Pages et répertoire des officines comportant des informations générales et des photos de chaque point de vente
- Who’s who, le module complémentaire regroupant l'annuaire des contacts et le moteur de recherche du personnel
- Procédures et documents de travail avec une gestion des versions simplifiée via SharePoint
- Rubrique événements avec affichage en mode calendrier et intégration du calendrier Outlook
- Puissant moteur de recherche permettant un accès simplifié à toutes les pages de l'intranet
- Branding et stylisation en parfait accord avec l'identité de la marque Multipharma : polices, logos, palettes chromatiques, univers visuel, etc.
Nous avions pour objectif de mettre à disposition des employés une plateforme de travail numérique comportant un vaste éventail de fonctionnalités, et nous y sommes parvenus avec Amplexor et Valo. Le nouvel intranet, véritable ressource mise au service de nos équipes, permettra d'améliorer l'expérience des clients et patients et d'obtenir de meilleurs niveaux de service !
Christof Pelgrims,
Coordinateur des communications internes chez Multipharma
La solution
Après l'atelier, l'intérêt de l'équipe Multipharma s'était porté sur Valo, la plateforme intranet prête à l'emploi. En effet, celle-ci garantit à la fois la mise en œuvre rapide d'un nouveau portail et son adoption par une base d'utilisateurs aux postes et implantations géographiques variés. Elle constituait donc la solution intranet solide et pérenne idéale. Valo propose un grand nombre de fonctionnalités de base pour un intranet prêt à l'emploi, ainsi qu'une personnalisation avancée du portail, et répondait donc aux exigences de Multipharma.
Il fallait avant tout que la page d'accueil de la plateforme soit différente pour le siège et les pharmacies. Nous avons rempli notre mission et fourni une solution intelligente avec une personnalisation des contenus. L'ajout d'un attribut workplace à Active Directory, avec des détails liés au poste, au service et à la localisation, a permis de cibler les actualités présentées sur l'intranet en fonction des publics.
L'intranet de Multipharma présente maintenant un design amélioré, mais plus important encore, l'expérience utilisateur est devenue conviviale. Les responsables intranet, les créateurs de contenus et l'ensemble des employés peuvent désormais naviguer plus facilement sur les pages, et c'est précisément ce qu'ils recherchaient.
Nous sommes fiers d'avoir participé à cette transformation de Multipharma et sommes convaincus que son nouvel intranet lui permettra de se développer encore plus, en tant qu'expert en produits pharmaceutiques.
Tom Laureys
Solution Manager ECM chez Amplexor, une société Acolad
Le résultat
- Amélioration de l'engagement des employés
- Communication centralisée entre le siège et les pharmacies
- Espaces de travail numériques personnalisés
- Diminution du nombre d'e-mails opérationnels
Sur la base de la solution intranet Valo personnalisée par Amplexor, le nouvel intranet du groupe est aujourd'hui le canal de communication privilégié à la fois au sein des différentes structures et entre elles, ce qui favorise la collaboration entre équipes.
Les 1 700 employés peuvent accéder aux annonces générales de l'entreprise et recevoir des informations personnalisées selon leur localisation, leur fonction et leur langue. En effet, tous les contenus intranet sont disponibles dans les deux langues officielles de Belgique, à savoir le néerlandais et le français.
L'intranet propose également une rubrique Actus, un annuaire des contacts performant, une bibliothèque numérique, ainsi que des liens vers les outils et applications de l'entreprise tels que le centre de formation de Multipharma. Sur la page d'accueil de chaque pharmacie, le personnel est informé de toutes les tâches à effectuer quotidiennement dans le magasin, des promotions actives sur les produits, des informations sur les retours, des visites de représentants et ainsi de suite.
La simplification du travail collaboratif jouant un rôle essentiel dans la stratégie de croissance de Multipharma, ce nouvel intranet devrait constituer une base parfaite pour que le groupe maintienne sa position sur le marché.
