Asiakkaamme on suuri eurooppalainen valtion virasto, jolla on yli 52 000 työntekijää keskushallinnossa ja 20:ssä alueellisessa toimipaikassa.
Haaste
Lukuisten prosessien, sidosryhmien ja valtavan tietomäärän kanssa painiva virasto vastaanottaa vuosittain tuhansia paperiasiakirjoja, jotka on digitalisoitava ja ohjattava oikeisiin kanaviin. Koko prosessi oli aiemmin manuaalinen, joten siihen jouduttiin uhraamaan suuri osa ihmisresursseista ja määrärahoista.
Tehostaakseen toimintaansa asiakkaamme tarvitsi prosessiin uudenlaisen lähestymistavan. Ratkaisussa oli huomioitava asiakirjojen monimuotoisuus ja laadulliset erot. Osa asiakirjoista oli digitaalisia, osa skannattuja asiakirjoja ja osa jopa skannatuista asiakirjoista skannattuja asiakirjoja. Jokainen näistä tyypeistä oli käsiteltävä eri tavalla.
Ratkaisu
Virasto valitsi uudistusprojektiinsa kumppaniksi Amplexorin (osa Acoladia). Valintaan vaikuttivat yli 10 vuoden kokemuksemme saapuvien asiakirjojen hallinnasta, ketterä projektilähestymistapamme sekä asiantuntemuksemme julkishallinnon konsultoinnin alalta.
Kun olimme arvioineet asiakkaan tarpeet, meille oli selvää, että OpenText Intelligent Capturen avulla voisimme parhaiten yksinkertaistaa ja nopeuttaa asiakirjojen digitalisoimista ja viemistä uusiin muotoihin. OpenTextin sertifioituina asiantuntijoina meillä oli hyvät valmiudet asentaa Capture, mutta pystyimme tekemään enemmänkin. Olemassa olevien prosessien tehostamisen lisäksi koulutimme käyttäjiä ja jaoimme heille vinkkejä, jotta he saisivat kaiken irti ohjelmistosta.
”OpenTextin asiantuntijoina Capture oli meille helppo valinta. Pelkän ohjelmiston asentamisen sijasta on kuitenkin tärkeää myös kouluttaa työntekijät, jotta he osaavat varmasti käyttää uutta ratkaisua eivätkä turhaudu muutokseen.”
Barbara De Loor
Sisäisen viestinnän johtaja, Daikin Europe
Tulos
- 600 000 euron säästöt kahdessa vuodessa
- Tuottavuus 20-kertaistui
- Yli 200 000 digitalisoitua asiakirjaa
Koneoppimisen hyödyntäminen oli avain tietovirtojen automatisointiin. Automaattinen metatietojen poiminta ja luokittelu automatisoi asiakirjojen käsittelyä entisestään. Uuden prosessin myötä asiakas pystyi käsittelemää 100 asiakirjaa alle 10 minuutissa, kun aiemmin se käsitteli samassa ajassa vain 3–5 asiakirjaa. Tehtävän automatisointi vähensi myös merkittävästi virheiden määrää verrattuna manuaaliseen prosessiin ja teki työskentelystä helpompaa.
Uuden järjestelmän arvioidaan tuottaneen virastolle 71 000 euron säästöt vuoden 2020 loppuun mennessä sen digitalisoitua yli 65 000 asiakirjaa. Vuoden 2021 ennuste näyttää vielä lupaavammalta, sillä asiakas arvioi säästävänsä 520 000 euroa ja digitalisoivansa yli 150 000 asiakirjaa vuoden loppuun mennessä.
