Multipharma Group on Belgian johtava apteekkiketju, ja sen pääkonttori sijaitsee Brysselissä. Yritys perustettiin osuuskunnan muodossa yli 100 vuotta sitten, minkä jälkeen se on kasvanut tasaisesti ja pyrkinyt aina toimittamaan belgialaisille parhaita terveysalan tuotteita. Nykyään se on Belgian suurin apteekkialan yritys, ja sen verkostoon kuuluvat 300 perinteistä ja vähittäiskauppa-apteekkia tuottavat vuosittain 400 miljoonan liikevaihdon.
Haaste
- Jäykkä intranet-alusta
- Ei mahdollisuutta mukautuksiin
- Monimutkainen käyttökokemus
- Useita yleisöjä
- Monikielinen ja hajallaan oleva henkilöstö
Multipharman intranet ei täyttänyt millään mittapuulla nykyaikaisen intranetin vaatimuksia. Ulkoasu ei ollut innostava, ja tietoa oli vaikea löytää.
Jopa tiedonhallinta oli hankalaa. Uuden sisällön lisääminen tai olemassa olevien sivujen muokkaaminen oli monimutkaista ja vaati teknistä osaamista. Intranet ei toiminut sujuvasti kaikilla laitteilla, ja kahden kielen (hollannin ja ranskan) hallinnoiminen vaati improvisoimista.
Lopputulos oli persoonaton ja paikalleen jämähtänyt intranet, jota ei juuri päivitetty. Hyödyllisen tiedon löytämisen vaikeus ja tehoton yhteistyö johtivat ylimitoitettuun sähköpostiviestintään. Lopulta työntekijät vain lakkasivat käyttämästä alustaa.
Kun Multipharma alkoi suunnitella intranetin uudistamista, kolme sen IT-osaston ja sisäisen viestinnän tiimin työntekijää osallistui työpajaamme seuraavan sukupolven intraneteistä Leuvenissa Belgiassa.
Multipharman uusi intranet: tärkeimmät ominaisuudet
- Kohdistetut uutissyötteet, joiden sisältö vaihtelee alueittain
- Hälytykset ja aloitussivun ilmoitukset tuoreista tiedotteista
- Joustava sivustoarkkitehtuuri, jota intranetin omistajat pystyvät hallinnoimaan
- Monikielinen – Multipharma toimii kaikkialla Belgiassa, joten hollanti ja ranska ovat yhtä tärkeitä kieliä
- Vuorovaikutteinen päävalikko, joka helpottaa intranetissä liikkumista
- Toimistosivut ja liikehakemisto, jossa on yleistä tietoa ja kuvia kustakin myyntipisteestä
- Henkilöstöhakemisto ja työntekijähaku
- Työasiakirjojen ja -menetelmien hallinnointi ja helppo versionhallinta SharePointissa
- Tapahtumakeskus, jossa on kalenterinäkymä ja Outlook-integrointi
- Tehokas haku, joka on helposti käytettävissä intranetin jokaisella sivulla
- Brändäys ja tyyli noudattavat täydellisesti Multipharman yritysilmettä (fontit, logot, värit, kuvat jne.)
Tavoitteenamme oli tarjota kaikille työntekijöillemme tehokas ja monipuolinen digitaalinen työympäristö, ja Amplexor ja Valo auttoivat meitä saavuttamaan sen. Uskomme, että uusi intranet auttaa henkilöstöämme palvelemaan asiakkaitamme entistä paremmin!
Christof Pelgrims
Sisäisen viestinnän koordinaattori, Multipharma
Ratkaisu
Työpajan jälkeen Multipharman tiimi oli vakuuttunut siitä, että käyttövalmis intranet olisi heille paras ratkaisu. Valon intranet-ratkaisu vastasi hyvin heidän tarpeitaan, sillä se on nopea ottaa käyttöön ja käyttäjien on helppo omaksua se organisaatiosta ja alueesta riippumatta. Valon valmisratkaisu tarjosi monipuolisen valikoiman ominaisuuksia mutta myös mahdollisuuden mukauttaa portaalia Multipharman vaatimusten mukaan.
Multipharmalla oli erityisesti yksi erityinen vaatimus: yritys halusi erillisen etusivun pääkonttorin työntekijöille ja muiden toimistojen työntekijöille. Toimitimme fiksun ratkaisun, joka sisältää personoitua sisältöä. Active Directoryn toimipaikka-attribuutin avulla intranetin uutisartikkeleita voidaan kohdentaa halutuille ryhmille.
Intranetin ulkoasun uudistaminen oli tärkeää, mutta vielä tärkeämpää oli vaikuttaa siihen, millaiseksi käyttäjät intranetin kokevat. Intranetin ylläpitäjät, sisällöntuottajat ja kaikki työntekijät pystyvät nyt käyttämään intranetiä huomattavasti aiempaa helpommin.
Olemme ylpeitä siitä, että saimme olla osa Multipharman muutosprojektia, ja olemme varmoja, että uusi intranet tukee heidän kasvuaan entistä merkittävämmäksi apteekkialan asiantuntijaksi.
Tom Laureys
Ratkaisupäällikkö ECM, Amplexor (osa Acoladia)
Tulos
- Intranet tavoittaa jälleen työntekijät
- Keskitetty viestintäkanava pääkonttorin ja apteekkien välille
- Mukautetut digitaaliset työympäristöt
- Vähemmän sähköposteja
Valon intranet-ratkaisuun ja Acoladin mukautukseen perustuva uusi intranet toimii nykyään Multipharman viestinnän selkärankana ja tuo yhteen kaikki yrityksen toimipaikat.
Konsernin 1 700 työntekijää voivat saada intranetin kautta sekä maailmanlaajuisia tiedotteita että personoitua sisältöä sijaintinsa, tehtävänsä tai kielensä mukaan – koko intranetin sisältö on saatavilla maan kahdella virallisella kielellä, hollanniksi ja ranskaksi.
Kokonaisuuteen sisältyy myös uutispalvelu, tehokas työntekijähaku, digitaalinen kirjasto ja linkkejä konsernin työkaluihin ja sovelluksiin, kuten Multipharman koulutuskeskukseen. Apteekkien etusivulla henkilöstö saa ilmoituksia liittyen liikkeiden päivittäiseen toimintaan: tietoa aktiivisista kampanjoista, palautuksista, vierailuista ja niin edelleen.
Aiempaa yksinkertaisempi viestintä on tärkeää Multipharman kasvustrategian näkökulmasta, ja uusi intranet antaa konsernille hyvät valmiudet säilyttää markkinajohtajuutensa.
