Nuestro cliente es una gran entidad gubernamental europea con más de 52 000 empleados distribuidos entre una administración central y más de 20 filiales regionales.
El reto
Al lidiar con numerosos procesos, partes interesadas y una gran cantidad de información que aún sigue supeditada en gran medida al formato impreso, esta entidad gubernamental recibe miles de documentos cada año que han de digitalizarse y exportarse a sus correspondientes canales. Todo este proceso se llevaba a cabo manualmente, lo que suponía tener que destinarle una gran parte de recursos humanos y económicos.
Para operar de forma más rentable, nuestro cliente necesitaba enfocar este proceso de otra manera. La solución tenía que tener en cuenta la gran variedad de documentos y formatos, con distintos grados de calidad. Dado que algunos eran documentos digitales y otros eran escaneos, o incluso escaneos de escaneos, cada tipo de documento tenía que tratarse de forma diferente.
La solución
Nuestros más de diez años de experiencia trabajando con soluciones de gestión de entrada de información, nuestro planteamiento ágil de los proyectos y nuestros conocimientos técnicos en consultoría para entidades públicas hicieron de Acolad el socio idóneo para este proyecto.
Tras un análisis minucioso de las necesidades del cliente, la elección de OpenText Intelligent Capture para simplificar y acelerar la digitalización y exportación de los documentos era obvia. El hecho de contar con expertos certificados en OpenText nos permitió implementar Capture, pero también ir un paso más allá. Además de optimizar los procesos existentes, formamos a los usuarios finales y les proporcionamos las mejores tácticas de modo que pudieran sacar el máximo provecho del software.
«Como expertos en OpenText, no dudamos en optar por Capture. Pero más que instalar este software, es importante formar a los empleados para que se sientan plenamente seguros a la hora de utilizar el sistema y no se pierdan durante el proceso de adaptación».
Barbara De Loor
Responsable de Comunicación Interna, Daikin Europe
El resultado
- Ahorro de 600 000 euros en dos años
- La productividad se multiplicó por 20
- Más de 200 000 documentos digitalizados
El uso de la tecnología de aprendizaje automático fue fundamental para optimizar los flujos de información. La extracción y clasificación automáticas de los metadados automatizaron aún más el procesamiento de los documentos. Con este nuevo método, nuestro cliente pasó a procesar 100 documentos en menos de diez minutos, un aumento exponencial con respecto a los tres o cinco documentos que solía gestionar en el mismo intervalo de tiempo. Además, la automatización de esta tarea redujo considerablemente los errores producidos durante el proceso manual, creando una forma de trabajar más fácil e intuitiva.
Con el nuevo sistema, prevemos que esta entidad gubernamental conseguirá ahorrar hasta 71 000 euros y digitalizar más de 65 000 documentos para finales de 2020. Nuestras previsiones para 2021 son todavía más prometedoras, ya que nuestro cliente espera haber ahorrado 520 000 euros y digitalizado correctamente más de 150 000 documentos hasta finales de año.
