El grupo Multipharma, con sede en Bruselas, es una de las principales cadenas de farmacias minoristas. Fue fundado como cooperativa hace más de 100 años y desde entonces ha crecido constantemente con la misión de ofrecer a la población los mejores productos para el cuidado de la salud. Actualmente, siendo el mayor distribuidor farmacéutico de Bélgica, su red se compone de 300 farmacias convencionales y minoristas que generan una facturación anual de 400 millones de euros.
El reto
- Plataforma de intranet rígida
- Poca flexibilidad para la personalización
- Experiencia de usuario compleja
- Público de diversos perfiles
- Personal disperso y multilingüe
La plataforma de intranet de Multipharma distaba mucho de cumplir los requisitos de un portal interno moderno. Su aspecto y la sensación que transmitía ya no eran atractivos, y navegar por ella era complicado.
Incluso la experiencia de creación de contenidos era difícil de gestionar. Añadir nueva información o actualizar las páginas existentes era complejo y requería conocimientos técnicos. Por no hablar de que la intranet no respondía adecuadamente y gestionar dos idiomas (neerlandés y francés) exigía algo de improvisación.
En definitiva, se trataba de una intranet despersonalizada, estática y con pocas actualizaciones. La dificultad para encontrar información útil y la colaboración transversal ineficaz generaban un volumen excesivo de comunicaciones por correo electrónico. Esto hizo que los empleados empezaran a darle la espalda a la plataforma.
Cuando Multipharma estudió las opciones para renovar su intranet, tres miembros de sus equipos de comunicación interna y TI asistieron a nuestro taller sobre las intranets de nueva generación en Lovaina, Bélgica.
La nueva intranet de Multipharma: características clave
- Noticias dirigidas con diferentes actualizaciones según la ubicación
- Alertas y notificaciones de la página de inicio relativas a anuncios en directo
- Estructura de página flexible y gestionable por los propietarios de la intranet
- Multilingüismo: Multipharma opera en Bélgica, por lo que el bilingüismo en neerlandés y francés es obligatorio
- Megamenú interactivo para organizar la navegación del portal de intranet
- Páginas de oficinas y directorios de tiendas con información general y fotos de cada punto de venta
- Quién es quién, el complemento «People Directory» (directorio de personas) y motor de búsqueda de empleados
- Procedimientos y documentos de trabajo con un fácil control de versiones a través de SharePoint
- Centro de eventos con vista de calendario e integración en el calendario de Outlook
- Motor de búsqueda potente fácilmente accesible desde cada página de la intranet
- Personalización de marca y aplicación de estilos en perfecta combinación con la identidad corporativa de Multipharma (fuentes, logotipos, paletas, imágenes, etc.)
Nuestro objetivo era ofrecer a todos nuestros empleados una plataforma de trabajo digital, potente y multifuncional, y lo conseguimos gracias a Acolad y Valo. Creemos que la nueva intranet, al facilitar la labor de nuestro personal, contribuirá a mejorar la experiencia de clientes y pacientes, así como los niveles generales del servicio.
Christof Pelgrims
Coordinador de Comunicación Interna, Multipharma
La solución
Tras el taller, el equipo de Multipharma comprendió que la mejor forma de proceder era adquirir una intranet lista para usar. Gracias a su capacidad de implementar rápidamente un nuevo portal garantizando al mismo tiempo su adopción por parte del usuario en los diferentes departamentos y ubicaciones, Valo se convirtió en la solución de intranet sólida y con potencial de futuro que estaban buscando. Valo proporcionó un amplio conjunto de funciones de aplicación inmediata, así como oportunidades para seguir personalizando el portal según la necesidades de Multipharma.
Ante todo tenía que cumplirse un requisito especial de Multipharma: una página de inicio independiente para las personas que trabajan en la sede y para aquellas que lo hacen en las oficinas de la red. Conseguimos ofrecer una solución inteligente con personalización del contenido. Registrando un atributo del lugar de trabajo en el directorio activo, con información detallada sobre la función, el servicio y la ubicación, los artículos de noticias de la intranet se pueden dirigir ahora a grupos específicos de personas.
Más importante que mejorar el aspecto de la intranet de Multipharma era cambiar su «sensación». Los gestores de la intranet, los creadores de contenido y todos los empleados consiguieron la facilidad de uso que necesitaban.
Estamos orgullosos de haber participado en el camino de transformación de Multipharma y confiamos en que, con su nueva intranet, estarán bien preparados para seguir creciendo como especialistas farmacéuticos.
Tom Laureys
Gestor de soluciones ECM, Acolad
El resultado
- Mayor compromiso de los empleados
- Comunicación centralizada entre la sede y las farmacias
- Plataformas digitales de trabajo personalizadas
- Menor intercambio de correos electrónicos
Gracias a la solución Valo Intranet y a nuestra personalización, la nueva plataforma del grupo actúa como columna vertebral de las comunicaciones en y entre todas las ubicaciones de la empresa, mejorando así la colaboración entre los equipos.
Los 1700 empleados pueden acceder a los anuncios globales de la empresa, así como recibir información personalizada en función de su ubicación, puesto e idioma de preferencia; todo el contenido de la intranet está disponible en las dos lenguas oficiales del país (neerlandés y francés).
También hay un tablón de noticias, un potente directorio de personas, una biblioteca digital y enlaces a las herramientas y aplicaciones empresariales del grupo, como el centro de formación de Multipharma. En la página de inicio de las farmacias, el personal recibe notificaciones de todo lo que se debe hacer en la tienda ese día, promociones activas de productos, información sobre devoluciones, visitas de delegados y mucho más.
Dada la importancia de la colaboración simplificada para la estrategia de crecimiento de Multipharma, esta nueva intranet le ofrece la base perfecta para mantener su posición en el mercado.
