Unser Kunde ist eine große europäische Regierungsbehörde mit mehr als 52.000 Mitarbeitern – verteilt auf eine Zentralverwaltung und 20 Regionalverwaltungen.
Die Herausforderung
Diese Behörde ist für unzählige Prozesse und Stakeholder zuständig. Die Informationsverarbeitung basiert außerdem nach wie vor vorrangig auf Papierdokumenten. Daher müssen jedes Jahr Tausende von Dokumenten digitalisiert und den jeweiligen Kanälen zugeführt werden. Bisher verlief dieser Prozess manuell. Das erforderte nicht nur den Einsatz vieler Mitarbeiter, sondern war auch entsprechend kostspielig.
Für mehr Effizienz brauchte unser Kunde einen ganz neuen Ansatz. Bei der Lösung war die Vielzahl der verschiedenen Dokumente und Formate zu berücksichtigen, mit ihrer höchst unterschiedlichen Qualität: digitale Dokumente, gescannte Unterlagen oder Scans von Scans. Deshalb musste auch jedes Dokument anders verarbeitet werden.
Die Lösung
Mehr als 10 Jahre Erfahrung mit Lösungen für das Eingabemanagement, unsere agile Herangehensweise und Expertise in der Beratung von Behörden ... so war schnell klar: Acolad war der ideale Partner für dieses Projekt.
Nach der gründlichen Analyse des Kundenbedarfs fiel die Wahl schnell auf OpenText Intelligent Capture. Dieses Programm bietet hervorragende Funktionen für die Dokumentdigitalisierung und den Export. Als zertifizierte OpenText-Experten konnten wir nicht nur Capture implementieren: Wir haben außerdem bestehende Prozesse optimiert, Schulungen durchgeführt und den Endanwendern mit praktischen Tipps geholfen, damit sie die Software effizient nutzen können.
„Als OpenText-Experten hatten wir keine Zweifel, dass Capture die richtige Entscheidung war. Aber die Installation der Software war nur ein Aspekt. Wichtig war auch die Schulung der Mitarbeiter, denn sie sollten das System zu 100 Prozent beherrschen und sich von der Umstellung nicht überfordert fühlen.“
Barbara De Loor
Internal Communications Officer, Daikin Europe
Das Ergebnis
- 600.000 Euro Ersparnis in 2 Jahren
- 20-fach gesteigerte Produktivität
- +200.000 digitalisierte Dokumente
Bei der Optimierung der Informationsflüsse hat die Machine-Learning-Technologie eine entscheidende Rolle gespielt. Automatische Extraktion und Klassifizierung von Metadaten sorgen jetzt für automatisierte Dokumentverarbeitung. Dank dieses neuen Ansatzes kann der Kunde nun nicht mehr nur drei bis fünf Dokumente in unter zehn Minuten verarbeiten, sondern 100. Eine exponentielle Steigerung! Die Automatisierung hat zudem die Fehlerquote deutlich verringert und zu wesentlich einfacheren, benutzerfreundlicheren Prozessen geführt.
Mithilfe dieses neuen Systems konnte die Regierungsbehörde 2020 geschätzt etwa 71.000 Euro einsparen und mehr als 65.000 Dokumente digitalisieren. Die Schätzungen für 2021 sehen noch vielversprechender aus. Erwartet werden Einsparungen in Höhe von 520.000 Euro und die Digitalisierung von mehr als 150.000 Dokumenten bis Ende des Jahres.
