Fallstudie

Internationales Life-Science-Unternehmen zentralisiert sein Übersetzungs-Management

Führendes Life-Science-Unternehmen erzielt durch die Zentralisierung von Prozessen schnellere, kostengünstigere Übersetzungen.

 


Unser Kunde, ein im Fortune 50-Index gelistetes Life-Science-Unternehmen, vertreibt Medizinprodukte sowie Pharma- und Konsumprodukte in mehr als 100 Ländern und mehr als 50 Sprachen. Das Unternehmen verfügt über Niederlassungen in aller Welt, für die Übersetzungen benötigt werden.


Die Herausforderung

Das bestehende dezentrale Übersetzungs-Programm stellte den Kunden vor viele Herausforderungen. Die inkohärenten Prozesse beeinträchtigten nicht nur die Qualität, sondern auch die Markteinführungszeiten.

Das hatte mehrere negative Folgen:

  • Schwierige Überwachung der Compliance und der Leistung von Lieferanten
  • Schlechte, uneinheitliche Übersetzungen in den verschiedenen Sprachen
  • Probleme bei der Nachverfolgung und Steuerung der Übersetzungsausgaben
  • Fehlende Sichtbarkeit und Transparenz des Übersetzungsprozesses
  • Eingeschränkte Übertragbarkeit zwischen Sprachdienstleistern
  • Mangelnde Skalierbarkeit und Interoperabilität von internen Tools und Technologien zur Unterstützung des wachsenden Übersetzungsbedarfs

Die Lösung

Der Kunde wandte sich mit mehreren Wünschen an Acolad Life Sciences, darunter:

  • Entwicklung einer zentralisierten Übersetzungsstrategie für das gesamte Unternehmen
  • Optimierung der Übersetzungsprozesse durch weniger Ineffizienz
  • Ergänzung bestehender Technologie durch neue Tools, um den Nutzen zu maximieren
  • Bessere Übersicht über alle Übersetzungsprojekte im Unternehmen
  • Eine zentrale Datenquelle für alle linguistischen Ressourcen, die internen Mitarbeitern, aber auch den Lieferanten zur Verfügung stehen sollte

Im Fokus stand die Zusammenführung von mehr als 100 Übersetzungs-Dienstleistern in einen kleineren, einfach verwaltbaren Pool.

Acolad als führender Übersetzungs-Partner ausgewählt

Nach einer umfassenden Ausschreibung kamen zunächst 9 Dienstleister in die engere Wahl. Das Rennen machte schließlich Acolad. Erster Schritt war die Entwicklung eines zentralisierten Übersetzungs-Programms, das weltweit umgesetzt werden sollte und zwei Standardprozesse umfasste:

  1. Interne Übersetzungs-Managementprozesse
  2. Zusammenarbeit des Dienstleister-Netzwerks bei zukünftigen Projekten

Zur Unterstützung des Programms stellte Acolad als wichtigster Lieferant die technologische Plattform bereit, die von allen Übersetzungs-Stakeholdern verwendet werden sollte, also von internen Beteiligten genauso wie von zugelassenen externen Dienstleistern. Auf der Plattform laufen alle linguistischen Ressourcen aus dem ganzen Unternehmen zusammen. Das optimiert die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten:

Translation Management System

Das Translation Management System bietet dem Kunden mehrere wichtige Vorteile, darunter:

Integration von Translation Memories

Durch die Integration bestehender Translation Memories können alle Dienstleister und Abteilungen auf den gesamten Übersetzungsbestand zugreifen.

 

Einer der größten Vorteile: Dienstleister können Inhalte der Translation Memories abrufen und herunterladen und Content dann außerhalb des Portals mit ihren eigenen Werkzeugen und Prozessen übersetzen.

Integration von SAP Ariba und Verwaltung der Übersetzungsausgaben

Das Portal bietet ein zentrales Tool zur Angebotserstellung und für Ausschreibungen. Die Integration von SAP Ariba erlaubt einen schnellen und einfachen Überblick über freigegebene Ausgaben.

 

Das Angebotsmodul erlaubt es internen Beteiligten, gleichzeitig Angebote mehrerer Dienstleister einzuholen. Das Versenden unzähliger E-Mails an verschiedene Dienstleister oder der Einsatz unterschiedlicher proprietärer Tools gehört dank diesem zentralisierten Prozess der Vergangenheit an.

 

Nach der Projektvergabe vereinfacht SAP Ariba die Freigabe des Budgets, das Erstellen der Projektaufträge und die Nachverfolgung der Ausgaben sowohl in SAP Ariba als auch im Portal. Der Kunde muss sich nicht mehr beim Portal ab- und bei Ariba anmelden, sondern der Workflow läuft durch. So entstand eine echte Lösung von A bis Z: vom Einholen der Angebote bis zum Anlegen des Projektauftrags. Durch die Integration werden alle zugelassenen Dienstleister mit eingebunden. 

Prozessstandardisierung

Das Portal umfasst auch ein Modul für das Management der Übersetzungsprojekte. Im Unternehmen gibt es die unterschiedlichsten Anforderungen. Der Kunde wollte den Benutzern daher die Möglichkeit geben, eigene Workflows zu gestalten, die sie flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen können. Das Portal ist eine ausgewogene Mischung aus Prozessstandardisierung und Flexibilität. Trotzdem ist für jedes Projekt ein detaillierter Audit-Trail garantiert.

Verbesserte inhaltliche Konsistenz

In einem Datei-Repository sind Glossare, Stilvorgaben, Vorlagen und zusätzliche SOPs gespeichert. Das Ergebnis: Optimierte Prozesse und einheitliche Übersetzungsergebnisse.

Adoption und Design: Intuitive Benutzererfahrung!

Dem Kunden ging es nicht nur um Funktionalität. Ziel war außerdem eine intuitive, benutzerfreundliche Plattform, die präzise an die Anforderungen und die verschiedenen Benutzerprofile angepasst sein sollte. Alle Benutzer sollten sich innerhalb weniger Minuten in das System einarbeiten können.

 

Das intuitive Design macht eine umfassende Schulung und Dokumentation überflüssig. Die Benutzer müssen für ihre Arbeit den Übersetzungsprozess nicht bis ins Detail verstehen – das erledigt das Portal für sie. 

Das Resultat

Seit der Einführung des Portals hat sich die Übersetzungszeit deutlich reduziert, denn die einzelnen Abteilungen können nun bereits vorhandene Übersetzungen für ihre Projekte wiederverwenden. Externe Dienstleister haben nicht nur Zugriff auf Translation Memories, die sie selbst in den letzten Jahren für den Kunden erstellt haben, sie können auch Memories von acht anderen Dienstleistern nutzen. Das garantiert mehr Einheitlichkeit bei allen Übersetzungen.

Über eine Standardvorlage können Dienstleister jetzt an Projektausschreibungen teilnehmen. So konnte der Kunde die Projektkosten und Bearbeitungszeiten weiter senken. Dienstleister stehen im Wettstreit miteinander und müssen mit überzeugenden Preisen und kurzen Lieferzeiten punkten.

Nach Abschluss der Projekte laden die Dienstleister die neuen Translation Memories hoch. Dadurch werden die Übersetzungs-Datenbanken kontinuierlich erweitert, was zu wiederum zu Kostensenkungen beiträgt.

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  • 3.000 Benutzer
  • 14.000 abgeschlossene Projekte
  • Kostensenkung
  • Konsistentere Übersetzungen
  • Kürzere Projektbearbeitungsdauer

Benutzer-Feedback

„Ich bin begeistert von der Transparenz, die uns dieses Portal bietet. Das Dienstleister-Management ist jetzt kein Problem mehr.“

„Ich kann kaum glauben, wie viel Zeit ich durch dieses Tool spare!“ 

„Es ist angenehm, mit einem Tool zu arbeiten, das für mich und nicht für meine Dienstleister entwickelt wurde.“

„Unglaublich, wie viel Übersetzungen es im Unternehmen bereits gab, die ich jetzt nutzen kann. Das spart extrem viel Zeit und Kosten!“

„Ich habe das Tool gerade zum ersten Mal verwendet. Es war ganz leicht!“

„Dieses Programm und die Plattform sind ein Meilenstein für unser Unternehmen.“

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