Die Multipharma Group ist eine der führenden Arzneimittel-Handelsketten. Sie hat ihren Hauptsitz in Brüssel und wurde vor mehr als 100 Jahren als Kooperative gegründet. Seither hat sich der Betrieb ständig vergrößert. Die Mission lautet, Menschen mit den besten Arzneimitteln und Gesundheitsprodukten zu versorgen. Heute ist das Unternehmen der größte Pharmahändler Belgiens. Mit seinem Netzwerk aus 300 Apotheken erwirtschaftet es einen Jahresumsatz von 400 Millionen Euro.
Die Herausforderung
- Unflexible Intranet-Plattform
- Zu wenig Anpassungsmöglichkeiten
- Unübersichtliche Benutzeroberfläche
- Heterogene Zielgruppen
- Mehrsprachige Belegschaft an unterschiedlichsten Standorten
Multipharmas Intranet-Plattform war längst nicht mehr zeitgemäß. Optik und Bedienung entsprachen nicht aktuellen Ansprüchen, und es war nicht leicht, sich zurechtzufinden.
Selbst das Erstellen von Inhalten erwies sich immer wieder als Herausforderung. Neuen Content hinzuzufügen oder bestehende Seiten zu aktualisieren, war komplex und verlangte nach technischem Know-how Die Seiten reagierten langsam, und es erforderte einiges an Improvisationstalent, die Inhalte auf Niederländisch und Französisch zu verwalten.
Insgesamt war die Plattform unflexibel und wurde den unterschiedlichen Nutzern nicht gerecht. Aktualisierungen gab es nur selten. Gezielt nach Informationen zu suchen, war schwer, eine Zusammenarbeit über die Plattform nicht effizient. So wuchsen die E-Mail-Berge, und am Ende nutzte kaum noch jemand die Plattform.
Multipharma suchte nach Möglichkeiten, sein Intranet neu aufzustellen. Drei Mitarbeiter aus IT und interner Kommunikation nahmen hierfür im belgischen Leuven an unserem Workshop über die neue Generation von Intranet-Lösungen teil.
Das neue Multipharma-Intranet: wichtigste Features
- Zielgruppenorientierte News-Feeds mit standortabhängigen Updates
- Sofort- und Homepage-Benachrichtigungen für Ankündigungen in Echtzeit
- Flexible Architektur, verwaltet von den internen Intranet-Verantwortlichen
- Mehrsprachigkeit − Multipharma ist in ganz Belgien vertreten und braucht daher einen zweisprachigen Auftritt, auf Niederländisch und Französisch
- Interaktives Mega-Menü, das die Navigationsstruktur des Portals vereinfacht
- Seiten für Filialen und Filialverzeichnis mit Informationen und Bildern zu jeder Verkaufsstelle
- Who's who, ein Personenverzeichnis-Add-on mit Funktion zur Mitarbeitersuche
- Arbeitsunterlagen und -abläufe mit einfacher Versionskontrolle über SharePoint
- Veranstaltungs-Hub mit Kalenderansicht und Integration des Outlook-Kalenders
- Leistungsstarke Suchmaschine, die von jeder Intranetseite aus leicht zugänglich ist
- Branding und Stil entsprechen in allen Details der Corporate Identity von Multipharma – von den Schriften über die Farben bis zu den Logos und Bildern
Wir wollten allen Mitarbeitern eine leistungsstarke digitale Arbeitsplattform mit einer großen Funktionspalette bereitstellen. Dank Acolad und Valo ist uns das gelungen. Indem wir unseren Mitarbeitern selbst das Heft in die Hand geben, optimieren wir das Kundenerlebnis und das der Patienten gleichermaßen – für ein verbessertes Service-Angebot auf allen Ebenen!
Christof Pelgrims
Internal Communications Coordinator, Multipharma
Die Lösung
Nach dem Workshop wusste das Multipharma-Team: So ein – sofort einsatzfähiges! – Intranet war genau das richtige. Valo bot die robuste und zukunftssichere Lösung, die Multipharma brauchte, ließ sich schnell implementieren und garantierte, dass sich die Benutzer aller Abteilungen und Standorte schnell einarbeiten würden. Dazu kommt eine Vielzahl direkt nutzbarer Funktionen – aber gleichzeitig auch die Möglichkeit, das Portal jederzeit individuell für Multipharma anzupassen.
Daneben hatte der Pharma-Riese noch einen besonderen Wunsch: Es sollten jeweils eigene Homepages für die Mitarbeiter in der Firmenzentrale und jene in den Filialen entstehen. Dafür haben wir eine intelligente Lösung mit Content-Personalisierung entwickelt. Wir haben der Active Directory ein Arbeitsplatzattribut hinzugefügt, wo Funktions-, Service- und Standortdetails hinterlegt werden können. Das erlaubt es, Nachrichten im Intranet zielgerichtet bestimmten Gruppen zur Verfügung zu stellen.
Natürlich haben wir Multipharmas Intranet nicht nur optisch aufgewertet: Noch wichtiger war das Handling. Jetzt können Intranet-Manager, Content-Autoren und Mitarbeiter die Plattform gleichermaßen mühelos bedienen.
Wir sind stolz, dass wir Multipharma bei seiner digitalen Transformation helfen konnten. Mit dem neuen Intranet ist das Unternehmen hervorragend für sein weiteres Wachstum als Pharma-Spezialist aufgestellt.
Tom Laureys
Solution Manager ECM, Acolad
Das Ergebnis
- Begeisterte Mitarbeiter
- Effiziente Kommunikation zwischen Firmenzentrale und Apotheken
- Personalisierte digitale Arbeitsplätze
- Weniger E-Mails
Dank der individuell angepassten Valo-Lösung ist das neue Intranet heute die wichtigste Kommunikationsschnittstelle im Unternehmen. Hier tauschen sich jetzt die Mitarbeiter aller Standorte untereinander aus, und die Teams arbeiten dank der Plattform effizienter zusammen.
Alle 1.700 Beschäftigen haben direkten Zugang zu den globalen Unternehmensnachrichten. Dazu kommen standort-, rollen- und sprachabhängige Informationen. Der gesamte Content steht in beiden Landessprachen zur Verfügung, Niederländisch und Französisch.
Dazu kommen ein News-Kiosk, ein leistungsstarkes Personenverzeichnis, eine digitale Bibliothek und direkte Links zu den Business-Anwendungen des Konzerns – darunter auch das Multipharma-Schulungszentrum. Die Apotheken-Homepage hält die Mitarbeiter täglich auf dem Laufenden: Was steht heute auf der To-do-Liste, welche Produkt-Aktionen sind aktuell ... aber auch Informationen zu Retouren, Vertreterbesuchen und vielem mehr.
Bei seiner Wachstumsstrategie setzt Multipharma auf vereinfachte Zusammenarbeit. Dafür schafft das neue Intranet die idealen Voraussetzungen – die beste Basis, sich auch in Zukunft so hervorragend auf dem umkämpften Markt zu behaupten.
