Vores kunde er en stor europæisk offentlig myndighed med over 52.000 ansatte fordelt på en central administration og 20 mindre lokale underafdelinger.
Udfordringen
Denne offentlige myndighed, der har utallige processer, interessenter og en ekstremt stor mængde information på papir, modtager tusindvis af dokumenter hvert år, som skal digitaliseres og eksporteres til de rette kanaler. Hele processen foregik manuelt, hvilket betød, at man afsatte en masse penge og arbejdskraft til formålet.
Vores kunde havde brug for en anden tilgang for at gøre det mere effektivt. Løsningen skulle tage højde for et stort udvalg af dokumenter og formater i forskellig kvalitet. Da nogle af dem var digitale dokumenter og andre scanninger (eller scanninger af scanninger), skulle hvert dokument behandles på hver sin måde.
Løsningen
Vores mere end 10 års erfaring med at arbejde med administrationsløsninger, vores agile projekttilgang og vores ekspertise indenfor rådgivning af offentlige myndigheder gjorde Acolad den perfekte partner til jobbet.
Efter en grundig vurdering af kundens behov blev valget af OpenText Intelligent Capture åbenlyst, da det ville forenkle digitaliseringen og eksporten af dokumenter og gøre processen meget hurtigere. Da vi er OpenText-certificerede eksperter, kunne vi ikke bare implementere Capture, men også gå et skridt videre. Foruden at strømline de eksisterende processer oplærte vi slutbrugerne og gav dem praktiske tips, så de kunne få mest muligt ud af softwaren.
"Da vi er OpenText-eksperter, havde vi ingen betænkeligheder ved at vælge Capture. Men det er også vigtigt at oplære medarbejderne i programmet, så de føler sig helt trygge ved at bruge det og ikke bliver helt væk i ibrugtagningsprocessen."
Barbara De Loor
Internal Communications Officer, Daikin Europe
Resultatet
- Besparelser på 600.000 EUR på to år
- 20 gange stigning i produktivitet
- Over 200.000 digitaliserede dokumenter
Brugen af maskinlæringsteknologi var afgørende for at optimere informationsflows. Automatisk metadataudtrækning og -klassificering automatiserer dokumentbehandlingen yderligere. Med denne nye tilgang kan vores kunde nu behandle 100 dokumenter på mindre end 10 minutter, hvilket er en stor stigning fra at kunne behandle tre til fem dokumenter i det samme tidsrum tidligere. Automatiseringen af denne opgave reducerer også fejl, der blev lavet under den manuelle proces. Det giver en lettere og mere brugervenlig måde at arbejde på.
Med det nye system anslåes det, at denne offentlige myndighed vil have sparet mere end 71.000 EUR og digitaliseret mere end 65.000 dokumenter inden udgangen af 2020. Beregningerne for 2021 ser endnu mere lovende ud, da vores kunde forventer at spare 520.000 EUR og digitalisere 150.000 dokumenter.
